Viðurkennd söfn þurfa að skila afriti af viðbragðsáætlun til Safnaráðs fyrir föstudaginn 27. mars.
Safnaráð hefur staðið fyrir fjarnámskeiðum í gerð viðbragðsáætlana, þar sem öllum viðurkenndum söfnum hefur verið boðin þátttaka í samstarfi við Nathalie Jacqueminet forvörð. Síðasta fjarnámskeiðinu lauk í febrúar sl., en þá eiga öll viðurkennd söfn að hafa fengið tækifæri til að sitja námskeiðið og fá ráðgjöf um gerð viðbragðsáætlunar undir handleiðslu sérfræðings.
Forvarnir og viðbragðsáætlanir gegna lykilhlutverki við að tryggja menningararf okkar til framtíðar.
Ábyrgðaraðilar viðurkenndra safna þurfa að vera í stakk búnir til að bjarga menningarverðmætum ef vá eða neyðarástand skapast og gerð viðbragðsáætlunar er mikilvægur liður í því. Viðbragðsáætlun byggð á áhættumati er hagnýtt verkfæri sem á að vera einfalt í notkun og veita skýra leiðsögn um fyrstu viðbrögð, ábyrgð og samskipti við viðbragðsaðila.
Helstu atriði sem þurfa að liggja fyrir við gerð viðbragðsáætlunar eru:
- Áhættumat hefur farið fram
- Tengiliðalisti
- Forgangslisti fyrir björgun safngripa
- Grundvallarráðstafanir og fyrirbyggjandi aðgerðir
Hægt er að nálgast leiðbeiningar og sniðmát fyrir viðbragðsáætlun á heimasíðu Safnaráðs. Ef söfn af einhverjum ástæðum geta ekki klárað sínar viðbragðsáætlanir eru þau beðin um að hafa samband við Safnaráð.
Viðbragðsáætlanir þarf að uppfæra árlega og kallað verður eftir uppfærðum viðbragðsáætlunum viðurkenndra safna í árlegri skýrslu safnaráðs.
Áætlunin styðst við skilgreiningar Almannavarna: Óvissustig, Hættustig og Neyðarstig.
Grænt: óvissustig
Þegar grunur vaknar um að eitthvað sé að gerast af náttúru- eða mannavöldum sem á síðari stigum gæti leitt til þess að heilsu og öryggi fólks, umhverfis eða byggðar sé ógnað.
Gult: hættustig
Ef heilsu og öryggi manna, umhverfis eða byggðar er ógnað af náttúru- eða mannavöldum, þó ekki svo alvarlega að um neyðarástand sé að ræða. Á hættustigi er hægt að bregðast við hugsanlegu neyðarástandi áður en safngripir verða fyrir tjóni.
Rautt: neyðarstig
Þegar slys eða hamfarir hafa orðið. Neyðarstig einkennist af atburði sem valdið hefur slysum á fólki og/eða tjóni á mannvirkjum. Verkefni á þessu stigi einkennast af tafarlausum aðgerðum til lífsbjargandi aðstoðar og viðleitni til að afstýra fleiri slysum og varna frekara tjóni.
Ástæðan fyrir því að kallað verður eftir viðbragðsáætlunum er fyrst og fremst sú að ábyrgðaraðilar viðurkenndra safna séu í stakk búnir til að bjarga menningarverðmætum ef vá skellur á. Auk þess hefur Ísland nú staðfest Haag-samning UNESCO frá 1954 um verndun menningarverðmæta komi til vopnaðra átaka, sem felur í sér skuldbindingu um að allar menningarstofnanir á Íslandi og þar með talin öll viðurkennd söfn vinni að forvarnarstarfi og gerð viðbragðsáætlana vegna ýmiss konar ógna þar með talið náttúru- og loftslagsvá.
Öryggisáætlun er ekki það sama og viðbragðsáætlun. Viðbragðsáætlun fjallar ekki um öryggi fólks – sem á alltaf að vera í forgangi – en æskilegt er að öll söfn eigi öryggishandbók til að tryggja öryggi fólks ásamt rýmingaráætlun þar sem lýst er hvernig eigi að bregðast við ef hættuástand skapast og hvernig skuli bjarga fólki úr safninu ef til þess kemur.