Verklagsreglur vegna úthlutunar úr safnasjóði

Verklagsreglunum er einnig hægt að niðurhala (PDF skjal)hér.

1. Hlutverk safnaráðs

Samkvæmt safnalögum er það hlutverk safnaráðs að veita umsögn um styrkumsóknir í safnasjóð.

Þegar umsóknarfrestur er liðinn fer framkvæmdastjóri safnaráðs yfir umsóknirnar og tekur frá þær umsóknir sem ekki uppfylla skilyrði safnaráðs. Séu einhver vafaatriði eru þau lögð fyrir formann.
Safnaráð fær lista yfir allar umsóknir í safnasjóð og lýsa ráðsmenn yfir vanhæfi þar sem það á við.
Ráðsmenn skipta með sér umsóknum þar sem tilgreindur ráðsmaður ber ábyrgð á kynningu á mati á umsókn. Allar umsóknir skulu lesnar af 3 ráðsmönnum.
Hægt er að kalla til utanaðkomandi matsmenn ef ráðsmenn telja það nauðsynlegt.
Ráðsmenn skila mati á umsóknum ásamt tillögu að afgreiðslu – þ. m. t. upphæð verkefnastyrkja og rekstrarstyrks.
Umsóknum skal raðað upp samkvæmt mati og tillaga um afgreiðslu lögð fyrir úthlutunarfund ráðsins.

Ráðsmönnum og utanaðkomandi yfirlesurum verður greitt sérstaklega fyrir vinnu við mat umsóknum.
Umsækjendur mega ekki hafa samband við ráðsmenn vegna umsókna meðan mat umsókna fer fram. Öllum fyrirspurnum og ábendingum skal beina til skrifstofu safnaráðs. Brot á þessu getur leitt til þess að umsókn verði vísað frá.
Stefnt skal að því að afgreiðslutími styrkumsókna frá því að umsóknarfrestur rennur út verði að hámarki 3 mánuðir.
Ráðsmenn og utanaðkomandi yfirlesarar fari með efni umsókna sem trúnaðarmál.

2. Upplýsingar um verkefni

Nafn sem segir til um hverskonar verkefni er um að ræða.
Skilgreindur tilgangur og markmið.
Ákveðinn upphafsdagur og lokadagur.
Skýr verkaskipting sem kemur fram í verkáætlun.
Fjárhagsáætlun.
Verk- og tímaáætlun og möguleg áfangaskipting, ef við á.
Þátttakendalisti og mögulegir samstarfsaðilar.

3. Mat á umsóknum um verkefnastyrki.

Almennt skal gerð tillaga um úthlutun verkefnastyrkja til eins árs í senn en heimilt er að veita vilyrði fyrir styrkjum til lengri tíma, með fyrirvara um fjármögnun safnasjóðs.

i. Áherslur við mat á umsóknum um verkefnastyrki:

Í úthlutunarreglum sjóðsins er eftirfarandi ákvæði:

„Safnaráð getur ákveðið hvort sjóðurinn leggi áherslu á ákveðna þætti safnastarfs í úthlutun ársins og er það kynnt með auglýsingu í dagblöðum eða með öðrum sannanlegum hætti.“

Með því að setja slíkt ákvæði í úthlutunarreglur getur safnaráð fylgt eftir áherslum í stefnu sinni með fjármagni.
Áherslurnar geta til dæmis verið tengdar meginhlutverkum safnastarfs, s.s. söfnun, skráningu, varðveislu, rannsóknum eða miðlun.
Safnaráði ber að kynna áherslur sínar hverju sinni með góðum fyrirvara

ii. Upphæð verkefnastyrkja.

Safnaráð setur hvorki lágmark né hámark á tillögur um upphæð verkefnastyrkja.
Safnasjóður mun veita verkefnastyrki til samstarfs safna og annarra við þróun stærri verkefna, en slíkar umsóknir verða þó metnar á sama hátt og aðrar umsóknir um verkefnastyrki.

iii. Fjármögnun verkefna.

Safnaráð gerir ekki kröfu um að fleiri aðilar fjármagni verkefni, en óskar upplýsing um eigin framlög umsækjenda til verkefna.
Upplýsingar um fjárhagsáætlun og samstarfsaðila er meðal þess sem skoðað er við mat á umsóknum.

iv. Fjöldi verkefnastyrkja á safn.

Hvert safn getur sent inn fleiri en eina umsókn um verkefnastyrk.
Hver umsókn um verkefnastyrk verður metin sjálfstætt.

4. Rekstrarstyrkur

Rekstrarstyrkur er styrkur sem viðurkennd safn getur sótt um til að efla starfsemi sína. Safn sem hlýtur rekstrarstyrk á fjárlögum getur ekki hlotið rekstrarstyrk úr safnasjóði sama ár. Safn sem rekið er af ríkinu getur ekki hlotið rekstrarstyrk til safnasjóðs.

Safnasjóði er heimilt að verja allt að 40% af ráðstöfunarfé sínu í styrki til að efla rekstur viðurkenndra safna, en hefur heimild til að verja lægra hlutfalli af ráðstöfunarfé sínu til slíkra styrkja.

Samkvæmt úthlutunarreglum safnasjóðs getur safn sótt um rekstrarstyrk til að:

Efla faglega starfsemi safns og treysta rekstur þess,
styrkja nýsköpun í rekstri og starfsemi safnsins,
styrkja rekstur safns sem sameinast hefur öðrum
treysta samstarf safns við félagasamtök, stofnanir og aðra aðila í gegnum samninga um varðveislu og miðlun menningararfs.

5. Mat á umsókn um rekstrarstyrk

Rekstrarstyrk er almennt úthlutað til eins árs; heimilt er að gera samninga til lengri tíma um rekstrarstyrki til viðurkenndra safna, með fyrirvara um fjármögnun safnasjóðs.

Áhersla er lögð á að eigandi safns skal tryggja safninu fjárhagsgrundvöll fyrir eðlilega starfsemi þess, sbr. ákvæði 1. tölul. 1. mgr. 10. gr. safnalaga nr. 141/2011, og er rekstrarstyrk úr safnasjóði ekki ætlað að leysa eiganda undan þeirri skyldu. Ber að líta á rekstrarstyrk sem viðbót við rekstrarfé umræddra safna, fé sem er ætlað að efla starfsemi þeirra, en ekki sem hluta af nauðsynlegum rekstrargrunni þeirra. Sem dæmi um rekstur sem ætti að vera á ábyrgð eiganda eru; laun reglulegra starfsmanna, afborgun lána og orkukostnaður. (Bent er á að þessi upptalning er ekki tæmandi).
Í umsókn um rekstrarstyrk skal koma fram greining á þeim rekstrarþáttum sem nýta á styrkinn í.

Umsókninni skulu fylgja afrit af

fjárhagsáætlun þess árs sem sótt er um styrk fyrir og
ársreikningi síðasta rekstrarárs.

Ekki verður sjálfkrafa gerð tillaga um rekstrarstyrk til allra umsækjenda sem uppfylla skilyrði laga um viðurkennd söfn heldur munu upphæðir og fjöldi styrkja ráðast af ráðstöfunarfé sjóðsins og fjölda og gæðum umsókna.
Safnaráð setur hvorki lágmark né hámark á tillögur um upphæð rekstrarstyrkja.

6. Umsóknareyðublað

Umsóknareyðublað safnasjóðs mun taka mið af þeim þáttum sem umsóknir eru metnar út frá.
Ekki verður tekið við viðhengjum með upplýsingum um verkefnastyrki, gögnum sem staðfesta samstarf eða fjárveitingar frá öðrum aðilum. Allar upplýsingar eiga að koma fram á umsóknareyðublaðinu.
Umsókn um rekstrarstyrk skal fylgja fjárhagsáætlun þess árs sem sótt er um styrk fyrir og ársreikningur síðasta rekstrarárs.

7. Verklag við mat á umsóknum.

Umsóknir verða metnar út frá neðantöldum þáttum og einkunn á skalanum 1-5 gefin fyrir hvern þátt.

Til að umsókn um verkefnisstyrk eða rekstrarstyrk teljist styrkhæf, þarf umsókn að fá minnst þrjú stig í hverjum lið matsins og samanlagt ekki minna en 10 stig. Eftirfarandi eru viðmið vegna stiga.

Matsmenn eru hvattir til að nýta allan einkunnastigann við mat á verkefnum:

Vegna umsókna um verkefnastyrki:

Tilgangur verkefnis. Menningarleg, vísindaleg, listræn og/eða tæknileg markmið og nýnæmi verkefnis.
Verkefnisstjórnun, þátttakendur (samstarfsaðilar), aðstaða, rannsóknaraðferðir, kostnaðaráætlun, verk- og tímaáætlun; framlag umsækjanda.
Markhópur verkefnis, afrakstur og ávinningur af því fyrir samfélagið, safnasviðið og/eða vísindasamfélagið.

Vegna umsóknar um rekstrarstyrk:

Tilgangur rekstrarverkefnis.
Kostnaðaráætlun, verk- og tímaáætlun og framlag umsækjanda.
Afrakstur og ávinningur fyrir safnið og faglega starfsemi þess

Einkunnin 0/1 er lægst og 5 hæst. Viðmið við mat:

0: Umsóknin fellur utan starfssviðs sjóðsins eða í henni er að finna alvarlega formgalla.

1: Umsóknin er ófullnægjandi og í verkefnislýsingu er að finna alvarlega formgalla.

2: Sæmileg umsókn, uppfyllir að mestu leyti lágmarksskilyrði en í henni er að finna verulega veikleika.

3: Góð umsókn sem uppfyllir ágætlega skilyrði sjóðsins en í henni er að finna verulega veikleika.

4: Mjög góð umsókn. Umsóknin er mjög góð en í henni er að finna nokkra veikleika.

5: Afburða góð umsókn. Umsóknin stenst allar kröfur safnaráðs og veikleikar hennar eru smávægilegir.

8. Eftirfylgni og eftirlit.

Verkefnastyrkir:

Að verkefni loknu kynnir styrkþegi árangur og niðurstöður fyrir safnaráði með skriflegri skýrslu um nýtingu styrks innan árs frá lokum verkefnis.

Rekstrarstyrkur:

Safn sem hlýtur rekstrarstyrk úr safnasjóði skal skila sérstakri skýrslu til safnaráðs áður en greiðsla styrks næsta árs getur farið fram.

Almennt:

Heimilt er að krefjast endurgreiðslu styrkja hafi verkefni sem hlotið hefur styrk

ekki verið unnið í samræmi við umsókn og þau gögn sem styrkveiting var byggð á,
hafi verkefnið ekki verið unnið samkvæmt skilmálum sjóðsins,
hafi lokaskýrslu ekki verið skilað innan árs frá áætluðum lokum verkefnis nema sérstaklega sé sótt um frestun vegna verkefnisins eða rekstrarverkefnis. Umsókn um frest skal vera skrifleg og rökstudd.

Safnaráði er heimilt að hafna umsóknum viðkomandi safns um nýja styrki þar til úrbætur hafa verið gerðar að mati safnaráðs.

9. Stofnstyrkir.

Safnasjóður veitir ekki styrki í verkefni sem falla undir stofnstyrki, þ. m. t. styrki til öflunar húsnæðis eða breytinga eða endurbóta á húsnæði.

Slíka styrki ber að sækja um beint til mennta- og menningarmálaráðuneytis í samræmi við ákvæði 11 gr. safnalaga nr. 141/2011.

Samþykkt á 153. fundi safnaráðs 30. ágúst 2016