Skilmálar safnaráðs fyrir viðurkenningu safna

Með safnalögum nr. 141/2011 fékk safnaráð það hlutverk að fjalla um viðurkenningu safna og afturköllun viðurkenningar áður en tillögur þar að lútandi eru sendar ráðherra.  Auk þess skal safnaráð setja skilmála varðandi húsnæði, öryggismál, aðgengi, skráningarkerfi og faglegt starf sem söfn verða að uppfylla til að fá viðurkenningu safnaráðs. Viðurkenning safnaráðs er forsenda þess að söfn geti sótt um rekstrarstyrk úr safnasjóði og eingöngu viðurkennd söfn geta orðið ábyrgðarsöfn. Markmiðið með viðurkenningunni er að efla starfsemi safna við varðveislu menningar- og náttúruarfs Íslands, tryggja að honum verið skilað óspilltum til komandi kynslóða, veiti fólki aðgang að honum og stuðla að aukinni þekkingu á þessari arfleifð og skilningi á tengslum hennar við umheiminn.

Safnaráð skal hafa eftirlit með starfsemi viðurkenndra safna og uppfylli safn ekki skilyrði viðurkenningar getur safnaráð sent tillögu til ráðherra um afturköllun viðurkenningar.

Skilyrði viðurkenningar skv. 10. gr. safnalaga nr. 141/2011, ásamt nánari útfærslu sem byggir á öðrum ákvæðum laganna, siðareglum ICOM auk annara laga og reglugerða, eru eftirfarandi:

1. Safn skal vera í eigu opinberra aðila, sjálfseignarstofnunar, félags eða fyrirtækis sem tryggir safninu fjárhagsgrundvöll fyrir eðlilega starfsemi þess og skipar því stjórn. Safn skal ekki rekið í hagnaðarskyni.

1. Safnaráð skilgreinir eðlilegan fjárhagsgrundvöll með eftirfarandi hætti: að safnið hafi bolmagn til standa undir faglegri starfsemi í samræmi við skilyrði safnaráðs

2. Safn skal hafa sjálfstæðan fjárhag, aðskilinn frá öðrum rekstri eiganda. Reikningar safns skulu vera áritaðir af löggiltum endurskoðanda. Það skal árlega senda skýrslu um starfsemi sína og fjárhagslegt uppgjör til safnaráðs.Safnaráð mun gefa út leiðbeiningar um innihald skýrslunnar.

3. Safn skal starfa eftir stofnskrá eða samþykkt sem safnaráð hefur staðfest, sbr. 7. gr. safnalaga nr.. 141/2011. Í stofnskrá eða samþykkt skal tilgreina viðfangsefni og starfssvæði safnsins og með hvaða hætti verður komið til móts við ákvæði safnalaga um lok starfsemi og ráðstofun eigna og safnkosts.  Stofnskrá eða samþykkt viðurkennds safns skal birt í B-deild Stjórnartíðind.¹

4. Safn skal starfa í samræmi við skilmála safnaráðs um

1. húsnæði
   1. safnið skal hafa starfsleyfi frá heilbrigðiseftirliti og skila afriti af því til safnaráðs sé þess óskað.
   2.  eldvarnareftirlit skal gera reglulegar úttektir á húsnæði safnsins, afriti af umsögn eldvarnareftirlits skal skilað til safnaráðs sé þess óskað.
   3. Skilyrði í sýninga-og geymsluhúsnæði skulu vera með þeim hætti að langtímavarðveisla gripa sé tryggð.²
2. öryggismál
   1. Safnið skal hafa öryggiskerfi í lagi, viðvörunarkerfi vegna bruna, innbrota og raka. Staðfestingu á virkni öryggiskerfa skal skilað til safnaráð sé þess óskaðs.
   2. Safnið skal hafa eftirlit með ljósmagni, hitastigi og rakastigi í húsakynnum sínum, mælingar skulu skráðar reglulega og upplýsingum skilað til safnaráðs sé þess óskað.
   3. Safn skal hafa neyðaráætlun, fyrir starfsfólk, gesti og safnkost.³ og skila afriti af þeim til safnaráðs sé þess óskað.
3. skráningarkerfi safnmuna.
   1. Kerfi sem notuð eru til skráningar gagna hjá viðurkenndum söfnum skulu að lágmarki uppfylla skilmála safnaráðs um skráningarkerfi eins og þeir koma fram á heimasíðu safnaráðs. Uppfylli skráningarkerfi ekki skilmála safnaráðs skal safn senda safnaráði tímasetta áætlun um úrbætur sem ráðið tekur afstöðu til.
   2. sjá sérstakan gátlista útgefinn af safnaráði
4. faglega starfsemi (skv. 3 og 14. gr. safnalaga)
   1. Söfnun: Safn skal starfa eftir söfnunarstefnu sem birt er opinberlega.
   2. Skráning: Safn skal fara eftir leiðbeiningum höfuðsafns um skráningu.⁴
   3. Varðveisla: Safn skal fara eftir leiðbeiningum höfuðsafns um varðveislu og fyrirbyggjandi forvörslu.⁵
   4. Safn skal skila höfuðsafni stefnumörkun um starfsemi sína á fjögurra ára fresti.
   5. Safn skal vera opið almenningi á auglýstum opnunartíma.
5. Upplýsingar um skráða gripi í varðveislu safns skulu vera aðgengilegar almenningi.
6. Safn skal stunda rannsóknir, miðlun og  taka þátt í samstarfi, svæðisbundið, á landsvísu og alþjóðlega.⁶

5. Safn skal veita skólanemendum sem heimsækja safnið í skipulögðum námsferðum aðgang án gjaldtöku.

6. Aðgengi að húsnæði safns skal vera í samræmi við lög og reglugerðir og eins mikið tillit tekið til þarfa fólks með fötlun og kostur er.

7. Safn skal starfa í samræmi við siðareglur Alþjóðaráðs safna (ICOM) og ákvæði laga.

8. Forstöðumaður safns skal hafa menntun á ábyrgðarsviði safnsins eða hafa aflað sér hliðstæðrar hæfni á annan hátt.

Safnaráð áskilur sér rétt til að endurskoða þennan lista og útfæra hann í takti við þær breytingar sem kunna að verða á faglegum mælikvörðum, lögum og reglugerðum.

Safnaráð mun í mati sínu á umsóknum um viðurkenningar taka tillit til sérstakra aðstæðna sem kunna að vera til staðar séu þær rökstuddar með fullnægjandi hætti og áætlun um úrbætur sett fram.

Í þeim tilvikum sem höfuðsafn á viðkomandi sviði hefur ekki gefið út viðmið eða leiðbeiningar skulu söfn fara eftir leiðbeiningum frá öðrum höfuðsöfnum, eftir því sem við á.

[1] Sjá leiðbeiningar safnaráðs um stofnskrár sem finna má á heimasíðu safnaráðs: www.safnarad.is.

[2] Sjá leiðbeiningar í Handbók um varðveislu safnkosts. http://www.thjodminjasafn.is/minjar-og-rannsoknir/forvarsla/handbaekur/

[3] Sjá leiðbeiningar í Handbók um varðveislu safnkosts. http://www.thjodminjasafn.is/minjar-og-rannsoknir/forvarsla/handbaekur/

[4] Sjá leiðbeiningar höfuðsafna um skráningu sem finna má á heimasíðu safnaráðs: www.safnarad.is

[5] Sjá leiðbeiningar í Handbók um varðveislu safnkosts. http://www.thjodminjasafn.is/minjar-og-rannsoknir/forvarsla/handbaekur/ og Leiðbeiningar um faglega forvörslu safngripa frá Þjóðminjasafni Íslands sem finna má á heimasíðu safnaráðs: www.safnrad.is

[6] Fara skal eftir viðmiðum höfuðsafna eins og þau eru sett fram í safnastefnum þeirra.