Þessi hluti eftirlitsins fer fram á nokkurra ára fresti og er framkvæmt af eftirlitsnefnd safnaráðs. Er því framfylgt með því að viðurkennd söfn skila eftirlitseyðublöðum safna, fá matsskýrslu eftirlitsnefndar og að lokum með heimsókn eftirlitsnefndar á staðnum. Er þessi hluti eftirlitsins þróaður í samstarfi við Þjóðminjasafn Íslands, höfuðsafn á sviði menningarminja.

Hér má sjá eftirlitseyðublöð safna en þau eru í tveimur hlutum, auk myndaeyðublaðs:

Önnur gögn sem safn þarf að skila:

  • Staðfesting á virkni öryggiskerfa
  • Niðurstaða mælinga á raka- og hitastigi og ljósmagni.
  • Teikningar af húsnæði

Þau atriði sem skoðuð verða sérstaklega við eftirlit eru þessi:

  • Hvort safnið fer eftir skilmálum safnaráðs varðandi
  • húsnæði
  • öryggismál
    • öryggiskerfi
    • varðveislu (ástand geymsluhúsnæðis og sýningarhúsnæðis, fyrirkomulag í geymslum og á sýningum)

Um niðurstöður og eftirfylgni:

  • Safnaráð mun skila niðurstöðum eftirlits til safns innan 4 mánaða frá lokadagsetningu skilafrests.
  • Með niðurstöðum safnaráðs munu fylgja tillögur til úrbóta ef þörf þykir á þeim.
    • Úrbætur sem eru þess eðlis að þær eru ekki kostnaðarsamar að mati eftirlitsaðila fær safnið 12 mánuði til að bæta úr.
    • Úrbætur sem eru viðameiri fær safn 2 ár eða 5 ár til að ráða bót á.
    • Safnaráð áskilur sér rétt til að skera úr um annan tímaramma til úrbóta ef þörf krefur.
  • Innan 24 mánaða frá tilkynningu um eftirlit sendir safnaráð eftirlitsaðila í safnið þar sem metið er hve vel hafi tekist til með úrbætur og frekari könnun á aðstæðum er gerð ef þörf krefur. Í kjölfar þeirrar heimsóknar fær safn tilkynningu um að safnið hafi staðist eftirlitið ef safnaráð og eftirlitsaðilinn metur að svo sé. Ef frekari úrbóta ef þörf eru næstu skref metin af safnaráði.

Skilmála safnaráðs um viðurkennd söfn má sjá hér og í Handbók um varðveislu safnkosts

Eftirlitsnefnd safnaráðs samanstendur af forvörðum með langa starfsreynslu, eru 4-5 forverðir að jafnaði starfandi í eftirlitsnefndinni. Nú eru eftirfarandi forverðir starfandi:

  • Ingibjörg Áskelsdóttir
  • Karen Þóra Sigurkarlsdóttir
  • Kristín Gísladóttir
  • Nathalie Jacqueminet
  • Þórdís Baldursdóttir

Fyrir hönd Þjóðminjasafns Íslands kom Nathalie Jaqueminet mest að þróun og ráðgjöf.