Samkvæmt 4. grein safnalaga nr. 141/2011 er ábyrgðarsafn viðurkennt safn sem ráðherra hefur, að fenginni tillögu viðkomandi höfuðsafns, falið að bera ábyrgð á ákveðnum þáttum safnastarfs á tilteknu sviði eða landsvæði. Safnaráð skal leggja mat á þörf fagsviðs eða landsvæðis fyrir sérstakt ábyrgðarsafn og fjalla um tillögu þar að lútandi áður en höfuðsafn sendir hana ráðherra.
Í 13. grein safnalaga segir um skilgreiningu og hlutverk ábyrgðarsafna:
- Ráðherra getur, að fenginni tillögu viðkomandi höfuðsafns, falið viðurkenndu safni að bera faglega ábyrgð á ákveðnum þáttum safnastarfs. Ábyrgð safnsins getur náð til afmarkaðs sviðs eða tiltekins landsvæðis.
- Ábyrgðarsafn skal starfa í nánu samráði við höfuðsafn á viðkomandi safnasviði.
- Ábyrgðarsafn skal veita öðrum söfnum, safnvísum, setrum og sýningum á sínu sviði eða landsvæði ráðgjöf og leiðbeiningar eftir því sem kostur er.
- Forstöðumaður ábyrgðarsafns skal vera í fullu starfi og hafa háskólamenntun og staðgóða þekkingu á sviði safnsins eða hafa aflað sér hliðstæðrar hæfni á annan hátt. Safnið skal að auki hafa hið minnsta einn starfsmann með menntun eða staðgóða þekkingu og reynslu á ábyrgðarsviði safnsins.
- Nánar skal kveðið á um verkefni, ábyrgðarsvið og fjárveitingar í tímabundnum samningi milli ráðuneytis, hlutaðeigandi safns og viðkomandi höfuðsafns.
Starfshópur á vegum safnaráðs og höfuðsafnanna fjallaði um val á ábyrgðarsöfnum og sendi safnaráð drög starfshópsins að tillögu til mennta- og menningarmálaráðuneytis í apríl 2015 og svo aftur 2017. Drög að verkferli voru samþykkt af ráðuneytinu í september 2017. Ef fjármagn fæst í verkefni um ábyrgðarsöfn verður unnið áfram með drögin.
Drögin byggja á því að höfuðsöfnin skilgreina þörfina á ábyrgðarsafni og eftir að safnaráð og ráðuneyti tækju undir þá þörf, að auglýst yrði eftir söfnum sem teldu sig uppfylla starfssvið ábyrgðarsafns. Höfuðsöfn myndu meta umsóknir og leggja tillögu fyrir safnaráð. Sú tillaga yrði síðan send ráðherra til samþykktar.