Þriðjudaginn 27. september 2016 kl: 12:00-14:00
í fundarsal á 6. hæð í Þjóðminjasafni Íslands
Viðstödd: Ólafur Kvaran formaður, Anna Sigríður Kristjánsdóttir, Guðbrandur Benediktsson, Haraldur Þór Egilsson, Sigríður Björk Jónsdóttir, Halldór Björn Runólfsson, Hilmar J. Malmquist, Margrét Hallgrímsdóttir og Þóra Björk Ólafsdóttir framkvæmdastjóri.
1. Mál til kynningar
1.1. Yfirlit yfir starfsemina frá síðasta fundi.
1.2. Kynning á b) hluta eftirlits safnaráðs með viðurkenndum söfnum: Eftirlit með húsakosti safnsins, aðbúnaði safnkosts, varðveislu gripa og öryggismálum. Er því fylgt eftir með eyðublaði safna og úttekt forvarða á staðnum. 16 söfn hafa fengið tilkynningu um eftirlitið og er skilafrestur á svörum 30. september fyrir 6 söfn og 30. nóvember fyrir 10 söfn. Farið var yfir verkferil eftirlitsins og starf þeirra forvarða sem eru að vinna að verkefninu fyrir safnaráð og í samstarfi við Þjóðminjasafn Íslands.
1.3. Kynning á nýju umsóknarkerfi safnaráðs sem mun opna á næstu dögum á vefumsjónarkerfi eydublod.safnarad.is, ráðinu sýndir möguleikar kerfisins og virkni. Sýnd var hvernig umsókn um Verkefnastyrki mun líta út og einnig Árleg skýrsla safna, er skil hennar mun opna á næstu dögum.
2. Mál til ákvörðunar
2.1. Þrjár umsóknir um viðurkenningu safns bárust, tvær fyrir skilafrest sem var 31. ágúst og ein barst viku eftir skilafrest. Óskaði það safn eftir því að umsókn þess yrði tekin til umfjöllunar á árinu 2016 með þeim rökum að safnið fékk ekki nauðsynleg umsóknargögn frá endurskoðanda fyrr en eftir skilafrestinn.
Safnaráð samþykkti beiðnina.
2.2. Mennta- og menningarmálaráðuneyti hefur samþykkt beiðni safnaráðs um að minni úthlutun úr safnasjóði verði framvegis að hausti til viðurkenndra safna, sem yrði fyrst um sinn ætluð til símenntunarstyrkja til eflingar faglegu starfi safnanna. Heildarupphæð úthlutunar og heildarfjöldi styrkja verður eftir aðstæðum hverju sinni. Í þessari seinni úthlutun yrði umsóknarferlið yrði styttra en aðalúthlutun ársins, til að úthlutun náist fyrir árslok. Að þessu sinni yrði hver styrkur að hámarki 250.000 kr. og heildarúthlutun um tvær og hálf milljón króna.
Safnaráð samþykkti að auglýsa eftir umsóknum um símenntunarstyrki á næstu vikum.
2.3. Safnaráð samþykkti að umsóknafrestur í safnasjóð 2017 yrði 1. desember næstkomandi og að tímalína vegna tillögugerðar færist samkvæmt því. Rökstuðningur er sá að um næstu áramót mun nýtt safnaráð taka við af núverandi safnaráði og mun tillögugerð um úthlutun úr safnasjóði koma í hlut nýs ráðs. Í ljósi þess að samkvæmt 1.gr. verklagsreglna safnasjóðs er stefnt að því að afgreiðslutími styrkumsókna frá því að umsóknarfrestur rennur út verði að hámarki 3 mánuðir.
Safnaráð samþykkti í ljósi þess að færa umsóknarfrestinn til 1. desember.
2.4. Texti auglýsingar vegna umsókna í safnasjóð árið 2017 kynntur. Verða auglýsingar birtar með hefðbundnum hætti og síðustu ár. Safnaráð samþykkti texta auglýsingar.
3. Önnur mál
Hilmar Malmquist vakti máls á því að það væri akkur af því að höfuðsöfn veiti umsagnir vegna umsókna um viðurkenningu safna sem falla undir þeirra sérsvið. Í skilmálum safnaráðs fyrir viðurkenningu safna er tekið fram í ii-iv hluta d)-liðar 4.gr. að safn skuli starfa í samræmi við skilmála safnaráðs um faglega starfsemi (skv. 3 og 14. gr. safnalaga): i) Skráning: Safn skal fara eftir leiðbeiningum höfuðsafns um skráningu, iii) Varðveisla: Safn skal fara eftir leiðbeiningum höfuðsafns um varðveislu og fyrirbyggjandi forvörslu og iv) Safn skal skila höfuðsafni stefnumörkun um starfsemi sína á fjögurra ára fresti. Í ljósi þessara skilmála eru rök færð fyrir því að höfuðsafn gefi umsögn um þessa þætti í starfsemi þess safns sem sækir um viðurkenningu.
Safnaráð samþykkti að senda umsóknir safna um viðurkenningu til viðkomandi höfuðsafns til umsagnar.
Fundi slitið 14:00 / ÞBÓ