Safnaráð – skilyrði viðurkenningar

Samþykkt á fundi ráðsins 17.09.2013
Reglugerð samþykkt af ráðherra 26.10.2013

Með safnalögum nr. 141/2011 fékk safnaráð það hlutverk að fjalla um viðurkenningu safna og afturköllun viðurkenningar áður en tillögur þar að lútandi eru sendar ráðherra.  Auk þess skal safnaráð setja skilmála varðandi húsnæði, öryggismál, aðgengi, skráningarkerfi og faglegt starf sem söfn verða að uppfylla til að fá viðurkenningu safnaráðs. Viðurkenning safnaráðs er forsenda þess að söfn geti sótt um rekstrarstyrk úr safnasjóði og eingöngu viðurkennd söfn geta orðið ábyrgðarsöfn. Markmiðið með viðurkenningunni er að efla starfsemi safna við varðveislu menningar- og náttúruarfs Íslands, tryggja að honum verið skilað óspilltum til komandi kynslóða, veiti fólki aðgang að honum og stuðla að aukinni þekkingu á þessari arfleifð og skilningi á tengslum hennar við umheiminn.

Safnaráð skal hafa eftirlit með starfsemi viðurkenndra safna og uppfylli safn ekki skilyrði viðurkenningar getur safnaráð sent tillögu til ráðherra um afturköllun viðurkenningar.

Skilyrði viðurkenningar byggja á 10. gr. safnalaga nr. 141/2011, ásamt nánari útfærslu sem byggir á öðrum ákvæðum laganna, siðareglum ICOM auk annara laga og reglugerða. Reglugerð um viðurkenningu safna nr. 900/2013 var samþykkt 7. október 2013.

Skilyrði viðurkenningar

1. Safn skal vera í eigu opinberra aðila, sjálfseignarstofnunar, félags eða fyrirtækis sem tryggir safninu fjárhagsgrundvöll fyrir eðlilega starfsemi þess og skipar því stjórn. Safn skal ekki rekið í hagnaðarskyni.
   1. Safnaráð skilgreinir eðlilegan fjárhagsgrundvöll með eftirfarandi hætti: að safnið hafi bolmagn til standa undir faglegri starfsemi í samræmi við skilyrði safnaráðs.
      ­
2. Safn skal hafa sjálfstæðan fjárhag, aðskilinn frá öðrum rekstri eiganda.
   Reikningar safns skulu vera áritaðir af löggiltum endurskoðanda. Það skal árlega senda skýrslu um starfsemi sína og fjárhagslegt uppgjör til safnaráðs. Safnaráð mun gefa út leiðbeiningar um innihald skýrslunnar.
   ­
3. Safn skal starfa eftir stofnskrá eða samþykkt sem safnaráð hefur staðfest, sbr. 7. gr. safnalaga nr. 141/2011. Í stofnskrá eða samþykkt skal tilgreina viðfangsefni og starfssvæði safnsins og með hvaða hætti verður komið til móts við ákvæði safnalaga um lok starfsemi og ráðstofun eigna og safnkosts. Stofnskrá eða samþykkt viðurkennds safns skal birt í B-deild Stjórnartíðinda (sjá leiðbeiningar um stofnskrár hér).
   ­
4. Safn skal starfa í samræmi við skilmála safnaráðs um:
   
   1. Húsnæði
      1. safnið skal hafa starfsleyfi frá heilbrigðiseftirliti og skila afriti af því til safnaráðs sé þess óskað.
      2. eldvarnareftirlit skal gera reglulegar úttektir á húsnæði safnsins, afriti af umsögn eldvarnareftirlits skal skilað til safnaráðs sé þess óskað.
      3. Skilyrði í sýninga-og geymsluhúsnæði skulu vera með þeim hætti að langtímavarðveisla gripa sé tryggð (sjá leiðbeiningar í Handbók um varðveislu safnkosts, fyrra bindi og seinna bindi)
   2. Öryggismál 
      1. Safnið skal hafa öryggiskerfi í lagi, viðvörunarkerfi vegna bruna, innbrota og raka. Staðfestingu á virkni öryggiskerfa skal skilað til safnaráð sé þess óskaðs.
      2. Safnið skal hafa eftirlit með ljósmagni, hitastigi og rakastigi í húsakynnum sínum, mælingar skulu skráðar reglulega og upplýsingum skilað til safnaráðs sé þess óskað.
      3. Safn skal hafa neyðaráætlun, fyrir starfsfólk, gesti og safnkost (sjá leiðbeiningar í Handbók um varðveislu safnkosts, fyrra bindi og seinna bindi) og skila afriti af þeim til safnaráðs sé þess óskað.
   3. Skráningarkerfi safnmuna
      1. Kerfi sem notuð eru til skráningar gagna hjá viðurkenndum söfnum skulu að lágmarki uppfylla skilmála safnaráðs um skráningarkerfi eins og þeir koma fram á heimasíðu safnaráðs. Uppfylli skráningarkerfi ekki skilmála safnaráðs skal safn senda safnaráði tímasetta áætlun um úrbætur sem ráðið tekur afstöðu til.
      2. sjá sérstakan gátlista útgefinn af safnaráði
   4.  Faglega starfsemi (skv. 3 og 14. gr. safnalaga)
      1. Söfnun – Safn skal starfa eftir söfnunarstefnu sem birt er opinberlega
      2. Skráning – Safn skal fara eftir leiðbeiningum höfuðsafns um skráningu (sjá leiðbeiningar fyrir skráningu listasafna og menningarminjasafna)
      3. Varðveisla – Safn skal fara eftir leiðbeiningum höfuðsafns um varðveislu og fyrirbyggjandi forvörslu (sjá leiðbeiningar í Handbók um varðveislu safnkosts, fyrra bindi og seinna bindi auk leiðbeininga um Faglega forvörslu safngripa og Handbókar um meðhöndlun textíla)
      4. Safn skal skila höfuðsafni stefnumörkun um starfsemi sína á fjögurra ára fresti.
      5. Safn skal vera opið almenningi á auglýstum opnunartíma..
   5. Upplýsingar um skráða gripi í varðveislu safns skulu vera aðgengilegar almenningi.
   6. Safn skal stunda rannsóknir, miðlun og taka þátt í samstarfi, svæðisbundið, á landsvísu og alþjóðlega (fara skal eftir viðmiðum höfuðsafna eins og þau eru sett fram í safnastefnum þeirra).
      ­
5.  Safn skal veita skólanemendum sem heimsækja safnið í skipulögðum námsferðum aðgang án gjaldtöku.
   ­
   
6. Aðgengi að húsnæði safns skal vera í samræmi við lög og reglugerðir og eins mikið tillit tekið til þarfa fólks með fötlun og kostur er.
   ­
   
7. Safn skal starfa í samræmi við siðareglur Alþjóðaráðs safna (ICOM) og ákvæði laga.
   ­
   
8. Forstöðumaður safns skal hafa menntun á ábyrgðarsviði safnsins eða hafa aflað sér hliðstæðrar hæfni á annan hátt.

 Þess ber að geta að  samkvæmt 12. gr. Lok starfsemi og ráðstöfun eigna og safnkosts safnalaga nr. 141/2011­

•  Í stofnskrá eða samþykkt viðurkennds safns skal kveðið á um ráðstöfun eigna þess og safnkosts verði safnið lagt niður eða rekstrarformi þess breytt. Hafi viðurkennt safn notið opinberra styrkja skv. 11. eða 22. gr. skal safnkosti þess ráðstafað í samræmi við fyrirmæli stofnskrár eða samþykkta og í samráði við viðkomandi höfuðsafn. Öðrum eigum skal ráðstafað að höfðu samráði við ráðuneyti.

Athugið – sjá nánar um gögn sem skal skila á: Umsókn um viðurkenningu safns