Þessi hluti eftirlitsins fer fram á nokkurra ára fresti og er framkvæmt af eftirlitsnefnd safnaráðs. Er því framfylgt með því að viðurkennd söfn skila eftirlitseyðublöðum safna, fá matsskýrslu eftirlitsnefndar og að lokum með heimsókn eftirlitsnefndar á staðnum. Annar hluti eftirlitsins var þróaður í samstarfi við Þjóðminjasafn Íslands, höfuðsafn á sviði menningarminja.
Hér má sjá eftirlitseyðublöð safna en þau eru í tveimur hlutum, auk myndaeyðublaðs:
- Eftirlitseyðublað safna, Hluti 1 – Varðveisluhúsnæði
- Eftirlitseyðublað safna, Hluti 2 – Sýningarrými
- Eftirlitseyðublað safna, Ljósmyndaeyðublað
Önnur gögn sem safn þarf að skila:
- Staðfesting á virkni öryggiskerfa
- Niðurstaða mælinga á raka- og hitastigi og ljósmagni.
- Teikningar af húsnæði
Þau atriði sem skoðuð verða sérstaklega við eftirlit eru þessi:
- Hvort safnið fer eftir skilmálum safnaráðs varðandi
- húsnæði
- öryggismál
- öryggiskerfi
- varðveislu (ástand varðveisluhúsnæðis og sýningarhúsnæðis, fyrirkomulag í varðveislurýmum og á sýningum)
Um niðurstöður og eftirfylgni:
- Safnaráð mun skila niðurstöðum eftirlits til safns innan 4 mánaða frá lokadagsetningu skilafrests.
- Með niðurstöðum safnaráðs munu fylgja tillögur til úrbóta ef þörf þykir á þeim.
- Úrbætur sem eru þess eðlis að þær eru ekki kostnaðarsamar að mati eftirlitsaðila fær safnið 12 mánuði til að bæta úr.
- Úrbætur sem eru viðameiri fær safn 2 ár eða 5 ár til að ráða bót á.
- Safnaráð áskilur sér rétt til að skera úr um annan tímaramma til úrbóta ef þörf krefur.
Heimsókn eftirlitsaðila
Eftir a.m.k. tvö ár frá tilkynningu um eftirlit sendir safnaráð eftirlitsaðila í safnið þar sem metið er hve vel hafi tekist til með úrbætur og frekari könnun á aðstæðum er gerð ef þörf krefur. Í kjölfar þeirrar heimsóknar fær safn tilkynningu um að safnið hafi staðist eftirlitið ef safnaráð og eftirlitsaðilinn metur að svo sé. Ef frekari úrbóta er þörf eru næstu skref metin af safnaráði. Ef niðurstaða eftirlitsheimsóknar er sú að safn hafi ekki formlega lokið 2. hluta eftirlits er þörf á frekari úrbótum sem er þríþætt:
- Nokkur atriði sem þarfnast úrbóta – Eftirlitsaðili metur að nokkur atriði þarfnist úrbóta. Safnaráð fylgir eftir þeim atriðum sem þarfnast úrbóta innan ákveðins tímaramma. Safn upplýsir safnaráð um að úrbótum sé lokið innan 12. mánaða.
- Mörg atriði sem þarfnast úrbóta – Eftirlitsaðili metur að mörg atriði þarfnist úrbóta. Safnaráð fylgir eftir þeim atriðum sem þarfnast úrbóta innan ákveðins tímaramma. Safn upplýsir safnaráð um áætlun um úrbætur innan 12 mánaða.
- Alvarlegar athugasemdir. Uppfyllir ekki skilyrði safnaráðs til viðurkenndra safna – Viðamikil atriði þarfnast úrbóta og endurskoða þarf hvort safn uppfylli skilyrði safnaráðs til viðurkenningar skv. 10 gr. safnalaga nr.141/2011. Safn skal innan 6 mánaða upplýsa safnaráð um áætlun að úrbótum sem safnaráð þarf að samþykkja. Safn er undir sérstöku eftirliti safnaráðs.
Skilmála safnaráðs um viðurkennd söfn má sjá hér og í Handbók um varðveislu safnkosts
Eftirlitshópur safnaráðs
Eftirlitshópur safnaráðs samanstendur af forvörðum með langa starfsreynslu, eru 4-5 forverðir að jafnaði starfandi í eftirlitsnefndinni. Nú eru eftirfarandi forverðir starfandi:
- Ingibjörg Áskelsdóttir
- Karen Þóra Sigurkarlsdóttir
- Kristín Gísladóttir
- Þórdís Baldursdóttir
Fyrir hönd Þjóðminjasafns Íslands kom Nathalie Jaqueminet mest að þróun og ráðgjöf.