Skilgreiningar

Safn

Hugtakið safn er notað í þeirri merkingu að það sé stofnun eða staður sem velur, rannsakar og hefur til sýnis efnisleg og óefnisleg ummerki mannsins og umhverfi hans. Skipulag og starfsemi safna hefur í gegnum aldirnar tekið ýmsum breytingum. Viðfangsefni þeirra eru mjög fjölbreytt, markmið þeirra einnig, sem og með hvaða hætti þau starfa og hvernig þeim er stjórnað. Mörg þjóðríki hafa skilgreint hvað safn er, í lagasetningum eða með stofnanalegu fyrirkomulagi. Á Íslandi er hugtakið safn skilgreint í safnalögum nr. 141/2011. Í lögunum segir að söfn séu: „varanlegar stofnanir sem starfa í þágu almennings og eru ekki rekin í hagnaðarskyni. Þau skulu vera opin almenningi.“ Samkvæmt lögunum er hlutverk þeirra „að tryggja menningar- og náttúruarf Íslands, varpa ljósi á menningar-, náttúru- og listasögu landsins, styrkja safnkost og heimildasöfnun innan síns sérsviðs og gera safnkost sinn og heimildasöfn aðgengileg almenningi og fræðimönnum. Í starfi sínu skulu söfn hafa að leiðarljósi að auka lífsgæði manna með því að efla skilning á þróun og stöðu menningar, lista, náttúru eða vísinda.“ Þessi skilgreining tekur mið af skilgreiningu alþjóðaráðs safna, ICOM. Fræðilegar skilgreiningar á því hvað safn er taka oft mið af þessari skilgreiningu, en eru gjarnan með aðrar áherslur, svo sem á samfélagsleg og menntunarleg hlutverk þeirra.

Hugtakið safn er í almennri orðanotkun á Íslandi notað í mun víðtækari merkingu en hér um ræðir.

Söfnun og safnkostur (e. collecting, e. collection)

Með söfnun er átt við val, aðdrætti og að hafa í vörslu sinni efnislegar og óefnislegar heimildir fortíðar og samtíðar. Söfnun safna hefur verið skipt niður í tvennskonar virkni; virka söfnun og óvirka. Með virkri söfnun er átt við að starfsmenn safna sækist eftir ákveðnum heimildum til uppbyggingar safnkosts safnsins. Óvirk söfnun eru allar aðrar leiðir sem heimildir verða hluti af safnkosti safna, s.s. með gjöfum.

Virk og óvirk söfnun er að jafnaði gerð á grundvelli söfnunarstefnu sem söfn hafa sett sér. Í safnalögum nr. 141/2011 er söfnun eitt af skilgreindum hlutverkum safna, en þar segir að söfn skuli „stunda markvissa söfnun muna og heimilda til að safnkostur þeirra gefi sem heildstæðasta mynd af sérsviði þeirra.“ Söfn fylgja að jafnaði ákveðinni stefnu í söfnun (söfnunarstefna), sem eru viðmiðanir til mats á því hvort viðkomandi muni eða heimildir eigi að taka til varðveislu. Þær heimildir sem safnað er eru nefnd aðföng í safnastarfi. Með söfnun mynda söfn safnkost sinn. Safnkostur er því, í stuttu máli, summa allra þeirra efnislegu og óefnislegu heimilda sem safnað hefur verið.

Söfnun, skráning, varðveisla, rannsóknir, miðlun

Skilgreining ICOM, alþjóðaráðs safna, á safni er sú að safn sé „stofnun með fastan rekstur sem ekki er rekin í ágóðaskyni heldur til þjónustu við samfélagið og til framgangs þess, er opin almenningi og safnar, varðveitir, rannsakar, miðlar og sýnir – til skoðunar, menntunarauka og ánægju – það sem til vitnis er um fólk og umhverfi þess, bæði áþreifanlegt og óáþreifanlegt.“ (Siðareglur ICOM fyrir söfn).

Í safnalögum er þetta orðað svo: „Með söfnun, skráningu, varðveislu, rannsóknum, sýningum og annarri miðlun er það hlutverk safna að tryggja menningar- og náttúruarf Íslands, varpa ljósi á menningar-, náttúru- og listasögu landsins, styrkja safnkost og heimildasöfnun innan síns sérsviðs og gera safnkost sinn og heimildasöfn aðgengileg almenningi og fræðimönnum. Í starfi sínu skulu söfn hafa að leiðarljósi að auka lífsgæði manna með því að efla skilning á þróun og stöðu menningar, lista, náttúru eða vísinda.“ (úr 3. gr.)

Söfnun (e. collecting)

Söfn safna áþreifanlegri jafnt sem óáþreifanlegri arfleifð. Dæmi um áþreifanlega arfleifð eru hlutir eins og askur eða bók, einnig geta heilu húsin verið safngripir. Dæmi um óáþreifanlega arfleifð er til að mynda þjóðsögur, frásagnir sem safnað er í þjóðfræðirannsóknum eða verkþekking fyrri ára. Flestum safngripum er safnað til að varðveita til framtíðar, en eðli sumra safngripa er það að vera forgengilegir, til að mynda eru margir grasagarðar söfn og plönturnar sem þar eru geymdar safngripir, þó að þær lúti hringrás náttúrunnar.

Í gagnagrunninum Sarpi má finna fjöldann allan af ólíkum safngripum.

Skráning (e. cataloging)

Skráning er ferli þar sem upplýsingar um heimild/ir sem eru hluti af safnkosti safns eru skráðar. Fyrsta skráning safngripa er gerð í aðfangabók, en þar er þeim gefið númer (safnnúmer) og greint frá helstu upplýsingum sem lýsa því hvaðan gripirnir er komnir, úr hverju þeir eru og aðrar viðeigandi upplýsingar. Frekara skráningarferli felst svo í ítarlegri skráningu, þar sem safngripirnir eru mældir, lýst eins ítarlega og hægt er, í hvaða ástandi þeir eru og ljósmyndaðir. Í dag er haldið utan um skráningar safngripa í stafrænum gagnagrunnum og er Sarpur það kerfi sem flest söfn á Íslandi nota til slíks.

Varðveisla (e. preservation)

Með varðveislu er átt við aðgerðir og aðstæður sem snúa að því að vernda heimild eða heimildir fyrir því sem getur ógnað tilvist þeirra, s.s. eyðileggingu, hrörnun, viðskilnaði og þjófnaði. Varðveisluaðgerðir eru margvíslegar, en liður í því er til að mynda söfnun, flutningur á öruggan stað, skráning upplýsinga og viðgerðir á því sem varðveita skal.

Aðstæður eru mikilvægur þáttur í varðveislu, en varðveisla heimilda í öruggu húsnæði við kjör hita- og rakastig eru forsenda fyrir lengingu á líftíma þess sem verið er að varðveita. Forvarsla (e. conservation) er liður í varðveisluaðgerðum safna.

Rannsóknir (e. research)

Almenn skilgreining á rannsókn er að sé kerfisbundin skoðun – á gögnum, viðfangsefnum, aðferðum eða kenningum – í þeim tilgangi að búa til þekkingu og nýjan skilning. Söfn hafa skilgreindu hlutverki að sinna rannsóknum, samanber þau sem falla undir safnalög nr. 141/2011. Rannsóknir eru söfnum mikilvæg, svo sem til að skilja betur þann safnkost sem þau varðveita og ekki síst til að geta miðlað þekkingu á sýningum eða með öðrum hætti. Safngerðir (listasöfn, menningarminjasöfn og náttúruminjasöfn, svo dæmi séu tekin) hafa ólíkar hefðir í rannsóknum, sem tengist meðal annars fjölbreyttu sambandi þeirra við nærsamfélög sín, alþjóðlegar tengingar og aðskilda hópa sérfræðinga sem stunda akademískar rannsóknir á háskólastigi. Safnaráð stóð fyrir rannsókn á umfangi og skipulagi rannsókna í íslensku safnastarfi árið 2014, sjá nánar í skýrslunni Söfn sem þekkingarmiðstöðvar.

Miðlun (e. exhibition)

Söfn hafa mikilvægu hlutverki að gegna við að miðla í starfsemi sinni. Með miðlun er átt við framsetningu og gerð aðgengis á upplýsingum og þekkingu til almennings. Miðlun safna á sér einna helst stað með sýningahaldi, en þau sinna einnig því hlutverki með skipulagningu viðburða, útgáfum af ýmsu tagi og þátttöku í umræðum er varða sérsvið þeirra, svo eitthvað sé nefnt. Miðlun er sá þáttur í safnastarfi sem er hvað sýnilegastur almenningi. Í siðareglum alþjóðaráðs safna, ICOM, segir svo um sýningar: „Sýningar, hvort sem er efnislegar eða rafrænar, skulu vera í samræmi við yfirlýst markmið, stefnu og tilgang safnsins. Þær skulu aldrei stofna í hættu gæðum safneignarinnar, viðeigandi umsjón hennar eða varðveislu.“ Segja má að hið sama gildi um annarskonar miðlun safna, það er að hún sé í samræmi við markmið, stefnu og tilgang þeirra.