SAFNNÚMER A/B
Öll aðföng (munir, myndir, skjöl ofl.) eru skráð og auðkennd með safnnúmeri. Gjarnan er talað annað hvort um A- eða B-númerakerfi.
A-númerakerfið gildir þegar munir eða myndir fá raðnúmer frá 1 og áfram í safnskrá. A-númer er því aðeins einn liður en í vissum tilfellum heyra þrír gripir (aðföng) saman með einhverjum hætti saman og þá er mögulegt að skrásetja t.d. 1a, 1b og 1c.
B-númerakerfið er byggt um af fleirum en einum lið, þ.e.
Liður 1 er: ártal, sem stendur fyrir það ár sem munur kemur til safns og skráður hefur verið á dagsetningu í aðfangabók.
Liður 2 gefur til kynna þá röð, sem aðföng eru skráð í safn. Dæmi 2013 – 4 Það þýðir fjórða færsla á árinu 2013. Í hverri færslu (færsla vísar til aðfangabókar) geta verið 1 eða fleiri gripir. Geta skipt tugum. Síðasti liður númersins gefur til kynna röðina sem gripur eða aðfang er skrá-.
Liður 3 í númerakerfi B. Dæmi 2013 – 4– 1; 2013 – 4– 2; 2013 – 4– 3
Útskýring: Í fjórðu færslu í aðfangabók árið 2013 voru 3 gripir (aðföng)
Komudagur: Dagsetning sem gripur berst til safns eða hans er aflað til safnsins. Dæmi 1.3. 2013
Efnisorð/Heiti: Hér skal skrá viðeigandi efnisorð, þ.e. tilvísun til viðurkennds flokkunarkerfis.
Fjöldi: Stundum eru tvö eða fleiri aðföng skráð á sama safnnúmerið. Slíkt á helst við um t.d. ýmsa smágripi sem eru eins eða áþekkir. Dæmi: Þvottaklemmur. Gildið 1 er sjálfgefið hér en hægt að breyta því.
Brot: Stundum er aðfangið, t.d. gripur eða jarðfundur, í nokkrum brotum. Það er sá fjöldi sem hér á að skrá.
Myndefni: Lýsa skal myndefni sem prýðir grip eða mun. Á sérstaklega við um myndir, málverk eða t.d. kirkjugripi. Í því skyni ber og að vísa eða flokka eftir viðurkenndu flokkunarkerfi og/eða efnisorðatöflu. T.d. Jesúsbarnið, Kvöldmáltíðin osfrv.
Titill: Í þeim tilfellum þegar gripur ber ákveðið heiti sem þekkt er svo sem t.d. Þórslíkneskið eða Valþjófsstaðahurðin. Hefur stundum verið talað um sérheiti í þessu sambandi.
Efni: Hér er átt við efni sem gripurinn er gerður úr. Plast, gler, járn o.s.frv.
Hér verða að vera í viðurkenndu skráningakerfi fyrirliggjandi staðlaðir listar þar sem skilgreiningin er sótt í fasta orðalista. . Það gert að tryggja samræmi.
Tækni: Hér er átt við efni sem gripurinn er unnin með. Járnsmíði, trésmíði, steypa, prjónaður, heklaður o.s.frv. Hér verða að vera í viðurkenndu skráningakerfi fyrirliggjandi staðlaðir tækniorðalistar þar sem skilgreiningin er sótt. Það gert að tryggja samræmi.
Stærð: Skrá skal stærsta utanmál gripsins og er miðað við þrjú meginmál. Skrá ber tölugildi. Stærðartilgreining í cm. Ef ástæða þykir til að greina frá ítarlegri málum skal skrá þau í lýsingarreit. Sé fleiri en einn gripur með mismunandi mál eru skráðir saman þarf að skrá stærð þeirra í lýsinga.
Vigt: Þegar við verður komið ætti að þyngd hvers grips og skrá hana með tölugildum.
Aldur: Skrá skal svo nákvæmlega sem auðið er síðan hvenær gripur er. Nákvæmt ártal er skráð þegar það er hægt og á við. Framleiðsluár eða það ár sem gripur var búinn til. Í lýsingu þarf helst að segja til um notkunartíma.
Ástand: Æskilegt er að skrá ástand gripa með samræmdri orðanotkun. Gefa til kynna hvort gripur er í góðu og tryggu ástandi eða sé viðkvæmur og þurfi þess vegna sérstaka meðhöndlun og vanda beri til vistunar hans. Mælt er með að nota t.d. gott, slæmt, þarfnast forvörslu, þarfnast sérstakrar meðferðar.
Staða skráningar: Gerð er grein fyrir á hvaða stigi skráning hvers grips er.
Forskráning: Lágmarksupplýsingar sem skráðar þegar fært er í fyrsta skipti í skráningakerfi. Getur verið gert samhliða aðfangabókarfærslu. Þá er skráð t.d. heiti, númer, komudag og gefanda sé miðað við muni.
Grunnskráning: Tiltækar upplýsingar, umfram það sem sett er inn við forskráningu, um viðkomandi aðfang, t.d. um staðsetningu, tegund, efni, stærð, svæði o.fl. sé t.d. miðað við muni og/eða fornleifar.
Ítarskráning: Skráning sérfræðings sem bætt hefur við ýmsum ítarupplýsingum um aðfangið.
Í vinnslu: Skráning er í vinnslu en er ekki lokið.
Í endurskoðun: Verið er að endurskoða upplýsingar á grunnskráningu.
Lokið: Endurskoðun skráningar er lokið.
Óskilgreint: Ekki hefur þykir ástæða til að skilgreina stöðu skráningar.
Staður/Gata: Hér skal skrá bæinn/götuheitið og húsnúmer (hús í þéttbýli og fyrirtæki) sem gripur kom frá eða tengist með einhverjum hætti. Bæjarheitið/götuheitið og númerið þarf að sækja í staðla lista, sem tengjast landskerfi.
Að jafnaði er aðeins ein staðsetning skráð en hægt er að skrá fleiri ef nauðsyn krefur.
Að jafnaði er miðað við þann stað (bæ, hús í þéttbýli, byggð, sveitarfélag sýslu eða land) sem aðfangið kom frá til safnsins, þar sem það var síðast í notkun eða tengist einkum.
Byggðah./Annað: Sé ekki nákvæmari staðsetning en einhver byggð (þ.e. sveitarheiti, heiti á þéttbýliskjarna eða hverfi í þéttbýli).
Að jafnaði er miðað við þann stað (bæ, hús í þéttbýli, byggð, sveitarfélag sýslu eða land) sem aðfangið kom frá til safnsins, þar sem það var síðast í notkun eða tengist einkum.
Sveitarf. 1950: Sé ekki nákvæmari staðsetning en eitthvert eldra sveitarfélag (hreppur) þekkt skaltu smella á Sveitarfélag 1950 og velja heitið sem við á og birtist þá núverandi sveitarfélag og sýsla sjálfvirkt. Í þeim tilfellum sem söfn nota ekki Sarp þá er eðlilegt að benda á hvernig haldið er utan um landfræðilegar upplýsingar og skráningarreiti í Sarpi. Sjá sarpur.is
Núv. sveitarfélag: Mikilvægt varðandi byggða- og minjasöfn að notuð séu gildandi heiti sveitarfélaga í samræmi við Samband íslenskra sveitarfélaga. Fyrirliggjandi er staðlað í landskerfi. Í þeim tilfellum sem söfn nota ekki Sarp þá er eðlilegt að benda á hvernig haldið er utan um landfræðilegar upplýsingar og skráningarreiti í Sarpi. Sjá sarpur.is
Sýsla: Skrá upplýsingar um sýsluheiti. Í þeim tilfellum sem söfn nota ekki Sarp þá er eðlilegt að benda á hvernig haldið er utan um landfræðilegar upplýsingar og skráningarreiti í Sarpi. Sjá sarpur.is
Land: Þjóðríki . Í þeim tilfellum sem söfn nota ekki Sarp þá er eðlilegt að benda á hvernig haldið er utan um landfræðilegar upplýsingar og skráningarreiti í Sarpi. Sjá sarpur.is
Hlutinn gerði/Höfundur: Skráð er nafn þess sem bjó gripinn til eða framleiddi hann ef það er vitað. Það á því að skrá í þennan reit annað hvort nafn einstaklings eða fyrirtækis, innlent eða erlent. Hægt er að skrá fleiri en eitt nafn í reitinn ef það á við. Til að tryggja sem réttasta meðferð persónuupplýsingar þarf skráningakerfi að vera tengt þjóðskrá og kennitölur tengdar við kerfið. Ráðlagt er að nöfn séu sótt úr bakliggjandi nafnaskrá.
Finnandi: Skráð er nafn þess sem fann gripinn sé það vitað. Það á því að skrá annað hvort nafn einstaklings eða fyrirtækis, innlent eða erlent. Hægt er að skrá fleiri en eitt nafn í reitinn ef það á við. Til að tryggja sem réttasta meðferð persónuupplýsingar þarf skráningakerfi að vera tengt þjóðskrá og kennitölur tengdar við kerfið. Ráðlagt er að nöfn séu sótt úr bakliggjandi nafnaskrá.
Gefandi: Skráð er nafn þess sem gaf gripinn til safnsins. Það á því að skrá annað hvort nafn einstaklings eða fyrirtækis, innlent eða erlent. Hægt er að skrá fleiri en eitt nafn í reitinn ef það á við. Til að tryggja sem réttasta meðferð persónuupplýsingar þarf skráningakerfi að vera tengt þjóðskrá og kennitölur tengdar við kerfið. Ráðlagt er að nöfn séu sótt úr bakliggjandi nafnaskrá.
Afhendandi: Skráð er nafn þess sem afhenti gripinn til safnsins. Það á því að skrá annað hvort nafn einstaklings eða fyrirtækis, innlent eða erlent. Hægt er að skrá fleiri en eitt nafn í reitinn ef það á við. Til að tryggja sem réttasta meðferð persónuupplýsingar þarf skráningakerfi að vera tengt þjóðskrá og kennitölur tengdar við kerfið. Ráðlagt er að nöfn séu sótt úr bakliggjandi nafnaskrá.
Seljandi: Skráð er nafn þess sem seldi gripinn til safnsins. Það á því að skrá annað hvort nafn einstaklings eða fyrirtækis, innlent eða erlent. Hægt er að skrá fleiri en eitt nafn í reitinn ef það á við. Til að tryggja sem réttasta meðferð persónuupplýsingar þarf skráningakerfi að vera tengt þjóðskrá og kennitölur tengdar við kerfið. Ráðlagt er að nöfn séu sótt úr bakliggjandi nafnaskrá.
Notandi: Skráð er nafn þess sem átti og/eða notaði gripinn. Það á því að skrá annað hvort nafn einstaklings eða fyrirtækis, innlent eða erlent. Hægt er að skrá fleiri en eitt nafn í reitinn ef það á við. Til að tryggja sem réttasta meðferð persónuupplýsingar þarf skráningakerfi að vera tengt þjóðskrá og kennitölur tengdar við kerfið. Ráðlagt er að nöfn séu sótt úr bakliggjandi nafnaskrá.
Varðv.staður: Skráðar eru upplýsingar um hvar aðfangið er varðveitt, t.d. númer geymslu eða sýningarsalar. Geymsluskrá.
Skráningaraðilar: Nafn þess sem skráir upplýsingar um grip, lýsir grip og skrifar texta um gripinn.
Skráningardagsetning: Dagsetning skráningarvinnunnar. Oft önnur en komudagur til safns.
Innsláttaraðilar: Skráð er nafn þess sem færir skráningu úr aðfangabók og safnar saman fyrirliggjandi gögnum frá skrásetjurum og slær inn á tölvutækt form í skráningarkerfið, Sarp eða annað viðurkennt skráningakerfi.
Innsláttardagsetning: Dagsetning þegar innsláttur fer fram.
Lýsing: Gripnum (aðfanginu) er lýst og helstu upplýsingar um hann og upplýsingar sem honum fylgja.
- Lýsing grips í hnitmiðuðu máli.
- Nákvæmt mál eða þyngd ef nauðsynlegt þykir umfram það sem skráð er staðlaða reiti.
- Upplýsingar um hlutverk og/eða notkun.
- Upplýsingar um feril og/eða sögu aðfangsins.
Við nýskráningu skal að jafnaði leitast við að byggja upp texta í þessum reit sem hér segir og í þessari röð:
Textar úr safnskrám
Handritaðar upplýsingar úr gömlum safnskrám skulu slegnar inn í þennan reit og er þá að jafnaði miðað við að það sé gert stafrétt og orðrétt eftir því sem við verður komið. Mælt er með því að augljósar stafsetningarvillur séu leiðréttar. Slíkt getur þó verið vandasamt og ekki má flana að neinu í því sambandi og nauðsynlegt að sá sem tekur sér slíkt verk fyrir hendur hafi góða þekkingu á réttritun og málfari almennt. Innsláttaraðilar skulu að jafnaði lesa innsleginn texta einu sinni yfir til að koma í veg fyrir ásláttarvillur og önnur hugsanleg innsláttarmistök. Hafa ber hugfast að handfærðar aðfangabækur og skrár eru frumgöng, sem standa ber vörð um að varðveita við bestu öruggu skilyrði.
Sýningartexti: Þessi reitur er fyrir texta sem unninn er upp úr yfirgripsmeiri texta eða lýsingu á grip. Meitlaður texti sem hægt er að nota á sýningar eða vera opinn almenningi á netinu.
Heimildir: Fullkomnar bókfræðilegar upplýsingar ætti að skrá í heimildaskrána fyrir einstakar heimildir.
Dæmi: Kristján Eldjárn. 2000. Kuml og haugfé úr heiðnum sið á Íslandi. Reykjavík.
Í tilvísunum er titill að jafnaði styttur.
Dæmi: Kristján Eldjárn. 2000. Kuml og haugfé, bls. 20-30
Kaupverð: Skráð hafi gripur verið keyptur til safns.
LÁ 11.06.2013