Verklag við mat á styrkumsóknum úr safnasjóði

Í samræmi við úthlutunarreglur safnasjóðs nr. 551/2016 og safnalög nr. 141/2011
Samþykkt á 187. fundi safnaráðs 19. 11 2019

I. Hlutverk safnaráðs

Samkvæmt safnalögum er það hlutverk safnaráðs að veita umsögn um styrkumsóknir í safnasjóð.
Mennta- og menningarmálaráðherra úthlutar úr safnasjóði að fenginni tillögu safnaráðs.

Þegar umsóknarfrestur er liðinn fer framkvæmdastjóri safnaráðs yfir umsóknirnar og leggur til hliðar þær umsóknir sem ekki uppfylla skilyrði safnaráðs. Ef upp koma einhver vafaatriði eru þau lögð fyrir formann.
Safnaráð fær lista yfir allar umsóknir í safnasjóð og lýsa ráðsmenn yfir vanhæfi þar sem það á við.
Hægt er að kalla til utanaðkomandi matsmenn ef ráðsmenn telja það nauðsynlegt.
Ráðsmenn skila mati á umsóknum til safnaráðs ásamt tillögu að afgreiðslu, þar með talið upphæð styrkja.
Umsóknum skal raðað upp samkvæmt mati og tillaga um afgreiðslu lögð fyrir úthlutunarfund ráðsins.
Ráðsmönnum og utanaðkomandi yfirlesurum er greitt sérstaklega fyrir vinnu við mat á umsóknum.
Umsækjendur mega ekki hafa samband við ráðsmenn vegna umsókna meðan mat umsókna fer fram. Öllum fyrirspurnum og ábendingum skal beina til skrifstofu safnaráðs. Brot á þessu geta leitt til þess að umsókn verði vísað frá.
Stefnt skal að því að afgreiðslutími styrkumsókna frá því að umsóknarfrestur rennur út verði að hámarki 3 mánuðir.
Ráðsmenn og utanaðkomandi yfirlesarar fari með efni umsókna sem trúnaðarmál.
Safnaráð gerir tillögu til mennta- og menningarmálaráðherra um úthlutun úr safnasjóði en ráðherra úthlutar úr sjóðnum.

II. Úthlutun úr safnasjóði

Úthlutað er úr safnasjóði að jafnaði tvisvar sinnum á ári.

Aðalúthlutun ársins úr safnasjóði er á fyrsta ársfjórðungi, þá er stærri hluta fjármagns úr safnasjóði úthlutað. Umsóknarferlið er í lok ársins á undan. Úr aðalúthlutun eru veittir styrkir til:

Eins árs,
eða til 2-3 ára, þá kallaðir Öndvegisstyrkir.

Meginreglan er sú að styrkjum er úthlutað til eins árs. Þó er gert ráð fyrir því að í ákveðnum tilvikum og þegar verkefni eru þess eðlis skuli vera hægt að veita jafnframt styrki til 2-3 ára. Viðurkennd söfn geta sótt um í aðalúthlutun, en einnig geta höfuðsöfn, önnur söfn, safnvísar, setur og sýningar sótt um styrk úr safnasjóði til skilgreindra verkefna í samstarfi við viðurkennd söfn. Ekki er sett hámark á upphæð umsókna í aðalúthlutun. Sjóðnum er einnig heimilt að styrkja aðra starfsemi til að efla faglegt safnastarf, m.a. rannsóknir á starfssviði sjóðsins og miðlun upplýsinga um þær.

Aukaúthlutun ársins úr safnasjóði er á síðasta ársfjórðungi, þá eru að jafnaði veittir lægri styrkir en í aðalúthlutun og lægri heildarupphæð úthlutað. Eingöngu viðurkennd söfn geta sótt um styrki í aukaúthlutun, sem fyrst um sinn er tileinkuð símenntun (svokallaðir símenntunarstyrkir). Tilgangur með þessum styrkjum er að styrkja faglegt starf safnanna og efla þátt símenntunar. Önnur áhersla í úthlutun þessara styrkja er einnig heimil og er þá auglýst sérstaklega.

Vakin er athygli á því að heimilt er að úthluta öllum styrktegundum í hvorri úthlutun fyrir sig.

Ekki verður sjálfkrafa gerð tillaga um styrk úr safnasjóði til allra umsækjenda sem uppfylla skilyrði laga um viðurkennd söfn heldur munu upphæðir og fjöldi styrkja ráðast af ráðstöfunarfé sjóðsins og fjölda og gæðum umsókna.

Tekið er við umsóknum í safnasjóð rafrænt í gegnum umsóknavef safnaráðs.

Áherslur við styrkveitingar

Í úthlutunarreglum sjóðsins er eftirfarandi ákvæði: „Safnaráð getur ákveðið hvort sjóðurinn leggi áherslu á ákveðna þætti safnastarfs í úthlutun ársins og er það kynnt með auglýsingu í dagblöðum eða með öðrum sannanlegum hætti.“ Þetta á við um styrki sem falla undir styrkflokka a-h sbr. kafla III í verklagsreglum þessum.

Með því að setja slíkt ákvæði í úthlutunarreglur getur safnaráð fylgt eftir áherslum í stefnu sinni með fjármagni.
Áherslurnar geta til dæmis verið tengdar meginhlutverkum safnastarfs, s.s. söfnun, skráningu, varðveislu, rannsóknum eða miðlun.
Safnaráði ber að kynna áherslur sínar hverju sinni með góðum fyrirvara.
Umsóknir þurfa að uppfylla sömu skilyrði um gæði umsókna og aðrar.
Athugið að allar umsóknir sem uppfylla skilyrði úthlutunarreglna verða teknar til umsagnar safnaráðs.

III. Aðalúthlutun – styrkir til eins árs

Öll viðurkennd söfn geta sótt um styrki í aðalúthlutun til eins árs. Önnur söfn, safnvísar, setur og sýningar geta hlotið styrk úr safnasjóði í samstarfi við viðurkennd söfn. Hið viðurkennda safn skal vera aðalumsækjandi og ábyrgðaraðili verkefnisins. Höfuðsöfn og önnur söfn sem eru rekin af ríkinu geta átt aðild að slíkum verkefnum. Sjóðnum er heimilt að styrkja aðra starfsemi til að efla faglegt safnastarf, m.a. rannsóknir á starfssviði sjóðsins og miðlun upplýsinga um þær.
Í aðalúthlutun er sótt um styrki í skilgreindum flokkum.
Styrkir eru veittir til eins árs.
Eitt umsóknareyðublað er fyrir alla flokka umsókna, en í flokknum, i. Efling grunnstarfsemi, er beðið um frekari upplýsingar, sjá nánar hér að neðan.
Við mat á umsóknum í flokkum a-h er fylgt eftir reglum um verkefnastyrki sem fram koma í safnalögum nr. 141/2011 og úthlutunarreglum safnasjóðs nr. 551/2016. Í flokknum i. Efling grunnstarfsemi er fylgt eftir umsóknar- og úthlutunarreglum um rekstrarstyrki sem fram koma í safnalögum nr. 141/2011 og úthlutunareglum safnasjóðs nr. 551/2016.
Safnaráð setur hvorki lágmark né hámark á tillögur um upphæð styrkja í aðalúthlutun.
Safnaráð gerir ekki kröfu um að fleiri aðilar fjármagni verkefni en óskar eftir upplýsingum um eigin framlög umsækjenda til verkefna.
Safnasjóður mun veita verkefnastyrki til samstarfs safna og annarra við þróun stærri verkefna en slíkar umsóknir verða metnar á sama hátt og aðrar umsóknir um verkefnastyrki. Verkefni sem lúta að því að treysta samstarf safna við félagasamtök, stofnanir og aðra aðila um varðveislu og miðlun menningararfs í gegnum samninga verða þó metnar á sama hátt og umsóknir um rekstrarstyrki.

Styrkflokkar umsókna

Einn aðalflokk skal velja fyrir hverja umsókn. Þessir flokkar eru:

1. Söfnun
2. Skráning
  i. Skráning – almenn
  ii. Skráning – höfundarréttur
3. Varðveisla
4. Rannsóknir
5. Miðlun
  i. Miðlun – sýning
  ii. Miðlun – útgáfa
  iii. Miðlun – stafræn miðlun
  iv. Miðlun – önnur
6. Safnfræðsla
7. Samstarf viðurkennds safns við safnvísa, setur, sýningar, höfuðsöfn og önnur söfn sem eru rekin af ríkinu
8. Annað
9. Efling grunnstarfsemi

Um umsóknir í flokkum a-h.

Við mat á umsóknum í flokkum a-h er farið eftir reglum um verkefnastyrki sem fram koma í safnalögum nr. 141/2011 og úthlutunarreglum safnasjóðs nr. 551/2016.
Öll viðurkennd söfn geta sótt um styrki í flokkunum a-h.
Sjóðnum er einnig heimilt að styrkja aðra starfsemi til að efla faglegt safnastarf.
Höfuðsöfn, önnur söfn, safnvísar, setur og sýningar geta notið styrks úr safnasjóði til skilgreindra verkefna í samstarfi við viðurkennd söfn.
Ekki er tekið á móti öðrum fylgiskjölum í umsókn en þeim sem óskað er eftir, sbr. VI kafla í verklagsreglum þessum.

Um umsóknir í flokknum i. Efling grunnstarfsemi

Við mat á umsóknum í flokki i, Efling grunnstarfsemi, er fylgt eftir umsóknar- og úthlutunarreglum um rekstrarstyrki sem fram koma í safnalögum nr. 141/2011 og úthlutunarreglum safnasjóðs nr. 551/2016.
Þessi flokkur umsókna er einungis ætlaður viðurkenndum söfnum. Undanþegin eru söfn í eigu ríkisins og viðurkennd söfn sem fá rekstrarstyrki á fjárlögum.
Að hámarki einn styrkur í þessum flokki er veittur til hvers styrkhæfs safns í hverri úthlutun.
Þessi flokkur er til að styðja við og efla grunnstarfsemi safnsins og skal styrkurinn vera fé sem er ætlað að efla starfsemi þeirra, en er ekki hluti af nauðsynlegum rekstrargrunni þeirra. Minnt er á ábyrgð eigenda og/eða stjórna viðurkenndra safna í þessu sambandi. Eigandi safns skal þannig tryggja safninu fjárhagsgrundvöll fyrir eðlilega starfsemi þess, sbr. ákvæði 1. töluliðar 1. mgr. 10. gr. safnalaga nr. 141/2011, og er styrk í þessum flokki úr safnasjóði ekki ætlað að leysa eiganda undan þeirri skyldu. Launakostnaður og húsnæðiskostnaður eru dæmi um nauðsynlegan fjárhagsgrundvöll.
Dæmi um styrki sem falla undir þennan flokk eru t.d. viðbrögð við eftirliti safnaráðs, endurnýjun eða uppfærsla á öryggisbúnaði, sýninga- eða geymslubúnaði, nýsköpun í safnastarfi, stuðningur við rekstur sameinaðra safna auk þess sem samstarf um miðlun og varðveislu fellur undir þennan flokk.
Inntak umsóknar gildir. Ef safnaráð metur svo að umsókn sem er merkt flokknum a-h falli að reglum flokksins i. Efling grunnstarfsemi, þá verður hún metin undir þeim flokki, og öfugt.

IV. Aðalúthlutun – Öndvegisstyrkir – styrkir til 2-3 ára

Öndvegisstyrkir er nýr flokkur styrkja sem úthlutað er til 2-3 ára með fyrirvara um fjármögnun sjóðsins.

Einungis viðurkennd söfn geta sótt um Öndvegisstyrki úr safnasjóði.
Öndvegisstyrkur er styrkur til 2-3 ára.
Hægt er að sækja um allt að 10-15 milljónir króna sem dreift er yfir styrktímann.
Krafa er um staðfestingu frá öðrum styrktaraðilum og í hverju styrkur þeirra felst (fjárframlag, vinnuframlag og til hvaða hluti verkefnis styrkurinn rennur).
Umsóknir sem berast eftir að umsóknarfresti lýkur verða ekki teknar til greina.
Ekki er sjálfkrafa gerð tillaga um styrk til allra umsækjenda sem uppfylla skilyrði laga um viðurkennd söfn heldur munu upphæðir og fjöldi styrkja ráðast af ráðstöfunarfé sjóðsins og fjölda og gæðum umsókna.
Fjöldi veittra Öndvegisstyrkja úr safnasjóði árlega fer eftir fjölda og gæðum umsókna.
Gerðar eru auknar kröfur um greinargóðar og vel undirbúnar umsóknir, sbr. það sem fram kemur í VI kafla þessara verklagsreglna.
Við mat á umsóknum um Öndvegisstyrki er farið eftir reglum um verkefnastyrki sem fram koma í safnalögum nr. 141/2011 og úthlutunarreglum safnasjóðs nr. 551/2016.
Krafa er um framlag umsækjanda.
Til greina kemur að fá utanaðkomandi matsmenn til að meta umsókn.
Í upphafi styrkveitingar er gerður samningur á milli styrkþega og safnasjóðs.
Öflugra eftirlit verður með framvindu verkefnis. Yfir styrktímann skulu styrkþegar skila árlega áfangaskýrslu. Greiðsla styrksins er háð skilum skýrslunnar og að verkefnið standist áætlanir og kröfur.
Í lok síðasta árs verkefnis skal skila lokaskýrslu.
Þegar safn fær úthlutað Öndvegisstyrki er gerð sú krafa að safnasjóðs sé getið sem styrktaraðila.

V. Aukaúthlutun

Aukaúthlutun ársins úr safnasjóði er á síðasta ársfjórðungi, þá eru að jafnaði veittir lægri styrkir en í aðalúthlutun og lægri heildarupphæð úthlutað. Eingöngu viðurkennd söfn geta sótt um styrki í aukaúthlutun sem fyrst um sinn er tileinkuð símenntun (svokallaðir símenntunarstyrkir). Tilgangur með þessum styrkjum er að styrkja faglegt starf safnanna og efla þátt símenntunar. Önnur áhersla í úthlutun þessara styrkja er einnig heimil og er þá auglýst sérstaklega. Tveir styrkflokkar eru í boði:

Símenntun fyrir starfsmenn safns. Þessa styrki má nota til að sækja formlega menntun (til dæmis með skipulögðum námskeiðum), til námsferða, svo sem heimsóknir á söfn hérlendis sem erlendis, eða sem ferða- og uppihaldsstyrk til starfsmannaskipta safna.
Námskeið/fyrirlesarar. Styrkveiting til námskeiðahalds eða fyrirlestra innanlands.

Nýta má símenntunarstyrki innanlands jafnt sem erlendis. Önnur nýting styrkja er einnig möguleg.
Alla símenntunarstyrki skal nýta fyrir árslok næsta úthlutunarárs.
Sérstök athygli er vakin á því að ekki er hægt að sækja um styrki fyrir símenntun, námskeið eða fyrirlestra sem er búið að sækja eða er lokið þegar umsóknarfresti lýkur.

Símenntun fyrir starfsmenn safns

Viðurkennd söfn geta í hvert sinn sent inn TVÆR umsóknir um styrki í flokknum Símenntun fyrir starfsmenn safns.
Hvert safn getur að hámarki hlotið tvo styrki af þessum flokki.
Símenntunarstyrk fyrir starfsmenn safns má nota til að sækja formlega menntun (til dæmis með skipulögðum námskeiðum) eða til skipulegri námsferða, svo sem heimsókn á söfn hérlendis sem erlendis, eða sem ferða- og uppihaldsstyrk til starfsmannaskipta safna.
Hver styrkur er að hámarki 300.000 krónur.

Námskeið/fyrirlesarar

Þessi styrkflokkur er ætlaður sem styrkveiting til námskeiðahalds eða fyrirlestra innanlands sem geta nýst stærri hóp safnamanna. Söfn geta bæði sótt ein um þennan styrkflokk eða í samstarfi við önnur söfn.

Söfn sem sækja ein um:

Viðurkennd söfn geta í hvert sinn sent inn EINA umsókn um styrk í flokknum Námskeið/fyrirlesarar.
Hvert safn getur að hámarki hlotið einn styrk í þessum flokki (sjá undantekningu vegna samstarfsverkefna viðurkenndra safna).
Þessi flokkur styrks er ætlaður sem styrkveiting til námskeiðshalds eða fyrirlestra innanlands sem geta nýst stærri hóp safnamanna.
Hver styrkur er að hámarki 300.000 krónur.

Samstarfsverkefni viðurkenndra safna:

Viðurkennd söfn geta einnig sótt um í samstarfi um styrk í flokknum Námskeið/fyrirlesarar. Samstarfið er þá á milli a.m.k. tveggja viðurkenndra safna en einnig geta fleiri aðilar verið þátttakendur í þessum styrkumsóknum.
Sú umsókn hefur ekki áhrif á möguleika safnanna að sækja um ein um styrk.
Þessi flokkur styrks er ætlaður sem styrkveiting til námskeiðshalds eða fyrirlestra innanlands sem geta nýst stærri hóp safnamanna.
Ef söfn sækja um í samstarfi, getur hver styrkur verið að hámarki 600.000 krónur.

VI. Um umsóknir og umsóknareyðublöð

Eftirfarandi gildir um allar umsóknir í safnasjóð:

Vandið umsókn vel!
Umsóknir sem berast eftir að umsóknarfrestur rennur út verða ekki teknar til greina.
Safnaráð setur hvorki lágmark né hámark á umsóknarupphæð styrkja né fjölda umsókna fyrir styrkumsóknir til eins árs í aðalúthlutun.
Ekki er sjálfkrafa gerð tillaga um styrk til allra umsækjenda sem uppfylla skilyrði laga um viðurkennd söfn heldur munu upphæðir og fjöldi styrkja ráðast af ráðstöfunarfé sjóðsins og fjölda og gæðum umsókna.
Safnaráð áskilur sér rétt til þess að fá utanaðkomandi matsmenn vegna umsókna ef þörf krefur.
Allir styrkþegar skila lokaskýrslu um nýtingu styrks, fyrir styrki 1.500.000 kr. og hærri, skila styrkþegar einnig áfangaskýrslu.
Fylgið orðafjölda reita! Hætta er á því að texti verði klipptur út þó svo að hægt sé að setja fleiri orð í reit en fjöldi segir til um.
Upplýsingar um fjárhagsáætlun og samstarfsaðila er meðal þess sem skoðað er við mat á umsóknum.
Hver styrkumsókn verður metin sjálfstætt.
Að auki er vísað í umfjöllun um flokka styrkja í þessu skjali.

Upplýsingar sem skulu koma fram á öllum umsóknum

Upplýsingar um umsækjanda
Flokkur styrks
Lýsandi heiti
Skilgreindur tilgangur og markmið
Fjárhagsáætlun
Afrakstur og ávinningur af verkefni fyrir safnið, samfélagið, safnasviðið og/eða vísindasamfélagið
Markhópur, ef við á
Verk- og tímaáætlun og möguleg áfangaskipting, ef við á
Samstarfsaðilar, ef við á
Þátttakendalisti, ef við á
Athugið að ekki er tekið við öðrum fylgiskjölum en þeim sem beðið er um á umsóknareyðublaði

Viðbótarupplýsingar vegna flokks i. Efling grunnstarfsemi í styrkjum til eins árs í aðalúthlutun

Óskað verður eftir viðbótarupplýsingum vegna þessara umsókna.
Rekstrarupplýsingar verða sóttar í Árlega skýrslu viðurkenndra safna.
Fylgiskjöl sem þurfa að fylgja:
- Ársreikningur ársins á undan (fylgir Árlegri skýrslu viðurkenndra safna sem umsækjandi á þegar að hafa skilað. Ef þeirri skýrslu hefur ekki verið skilað er umsóknin ógild.)
- Fjárhagsáætlun næsta árs (sent sem viðhengi með umsókninni)

Viðbótarupplýsingar vegna umsókna um Öndvegisstyrki, styrkja til 2-3 ára í aðalúthlutun

Ítarleg og vönduð fjárhagsáætlun skal fylgja sem viðhengi við umsókn.
Nákvæm tímaáætlun verkefnis skal fylgja sem viðhengi.
Rík krafa er um staðfestingu frá öðrum styrktaraðilum og í hverju styrkur þeirra er fólginn (fjárframlag, vinnuframlag, annað, hvaða hluti verkefnis). Staðfesting styrkaðila skal fylgja sem viðhengi.

VII. Mat á umsóknum

Mennta- og menningarmálaráðherra úthlutar úr safnasjóði að fenginni tillögu safnaráðs.

Safnaráð fer yfir allar umsóknir í safnasjóð og metur þær með faglegum hætti með hliðsjón af safnalögum nr. 141/2011, úthlutunarreglum safnasjóðs nr. 551/2016 og verklagsreglum safnaráðs.

Þegar umsóknarfrestur er liðinn fer framkvæmdastjóri safnaráðs yfir umsóknirnar og leggur til hliðar þær umsóknir sem ekki uppfylla skilyrði safnaráðs. Ef upp koma einhver vafaatriði eru þau lögð fyrir formann. Við mat umsókna eru þrír til fjórir þættir metnir, eftir umsóknartegund, og gefur hver ráðsmaður öllum matsþáttum stig auk þess sem koma með tillögu um upphæð styrkveitingar. Vegið meðaltal stiga allra matsmanna gefa lokastigatölu. Matsmenn eru hvattir til að nýta allan einkunnaskalann við mat á styrksumsóknum.

Styrkir til eins árs (í aðalúthlutun og aukaúthlutun)

Umsóknir verða metnar út frá eftirtöldum matsþáttum og einkunn á skalanum 1-5 gefin fyrir hvern þátt, hámark 15 stig. Til að styrkumsókn teljist styrkhæf, þarf umsókn að fá minnst þrjú stig í a.m.k. tveimur liðum matsins og samanlagt ekki minna en 10 stig.

Einkunnakvarði

Einkunnin 1 er lægst og 5 hæst.
1: Umsóknin er ófullnægjandi og í verkefnislýsingu er að finna alvarlega formgalla.
2: Sæmileg umsókn, uppfyllir að mestu leyti lágmarksskilyrði en í henni er að finna verulega veikleika.
3: Góð umsókn sem uppfyllir ágætlega skilyrði sjóðsins en í henni er að finna verulega veikleika.
4: Mjög góð umsókn en í henni er að finna nokkra veikleika.
5: Afburða góð umsókn. Umsóknin stenst allar kröfur safnaráðs og veikleikar hennar eru smávægilegir.

Matsþættir vegna styrksumsókna til eins árs

Tilgangur/markmið. Menningarleg, vísindaleg, listræn og/eða tæknileg markmið og nýnæmi verkefnis. Afrakstur og ávinningur fyrir safnið og faglega starfsemi þess.
Verkefnisstjórnun, þátttakendur (samstarfsaðilar), aðstaða, rannsóknaraðferðir, kostnaðaráætlun, verk- og tímaáætlun, framlag umsækjanda.
Markhópur verkefnis, afrakstur og ávinningur af því fyrir safnið, samfélagið, safnasviðið og/eða vísindasamfélagið.

Styrkir til 2- 3 ára – Öndvegisstyrkir

Umsóknir verða metnar út frá eftirtöldum matsþáttum og einkunn á skalanum 0-5 gefin fyrir hvern þátt, hámark 20 stig. Til að styrkumsókn teljist styrkhæf, þarf umsókn að fá minnst þrjú stig í öllum fjórum liðum matsins og samanlagt ekki minna en 15 stig.

Einkunnakvarði

Einkunnin 1 er lægst og 5 hæst.

1: Umsóknin er ófullnægjandi og í verkefnislýsingu er að finna alvarlega formgalla.
2: Sæmileg umsókn, uppfyllir að mestu leyti lágmarksskilyrði en í henni er að finna verulega veikleika.
3: Góð umsókn sem uppfyllir ágætlega skilyrði sjóðsins en í henni er að finna verulega veikleika.
4: Mjög góð umsókn en í henni er að finna nokkra veikleika.
5: Afburða góð umsókn. Umsóknin stenst allar kröfur safnaráðs og veikleikar hennar eru smávægilegir.

Matsþættir vegna verkefnastyrksumsókna

Tilgangur/markmið. Menningarleg, vísindaleg, listræn og/eða tæknileg markmið og nýnæmi verkefnis. Afrakstur og ávinningur fyrir safnið og faglega starfsemi þess.
Verkefnisstjórnun, þátttakendur (samstarfsaðilar), aðstaða, rannsóknaraðferðir.
Kostnaðaráætlun, verk- og tímaáætlun, framlag umsækjanda.
Markhópur verkefnis, afrakstur og ávinningur af því fyrir samfélagið, safnasviðið og/eða vísindasamfélagið.

VIII. Eftirlit og eftirfylgni

Eftirlit

Eftirlit með skráningum – umsóknir í flokki b. Skráning

Samkvæmt safnalögum nr. 141/2011 er safnaráði falið að hafa eftirlit með viðurkenndum söfnum sem starfa eftir skilmálum safnaráðs um starfsemi viðurkenndra safna. Einn hluti eftirlitsins er Eftirlit með skráningu gripa og aðgengi að safnkosti og sýningum og mun það eftirlit hefjast með eftirfylgni og símati á þeim styrkjum sem fást til skráningar úr safnasjóði 2020.

Til að skráningarumsóknir uppfylli kröfur eftirlitsins þurfa eftirfarandi atriði að koma fram í umsókn:

Upplýsingar um að skráningaraðili hafi kunnáttu í skráningu.
Dæmi: Ef skráð er í Sarp, þá þarf skráningaraðili að hafa setið vinnustofu/námskeið í kerfinu eða hafa reynslu af því. Helst þarf að taka fram hver muni sjá um skráninguna. Skráningaraðili þarf alltaf að skrá sig inn í skráningarkerfi á sínum eigin aðgangi.
Upplýsingar um hvaða safnkost skal skrá og hvernig því verður háttað.
Upplýsingar um stöðu skráningar.
Dæmi: Grunnskráning, lokaskráning eða annað. Einnig skal taka fram hvort skráningin sé nýskráning gripa, endurskráning gripa eða yfirfærsla á milli kerfa.
Verða ljósmyndir teknar og fylgja skráningu?
Verður skráning birt á ytri vef eða ekki? Dæmi á sarpur.is.

Eftirfylgni

Nýting styrkja

Styrkþegar þurfa að skila skýrslu til safnaráðs um nýtingu allra styrkja úr safnasjóði. Öllum skýrslum um nýtingu styrkja er skilað í gegnum umsóknavef safnaráðs. Skýrslum um nýtingu styrkja skal ýmist skila innan þriggja mánaða frá því að styrkverkefni lýkur, í síðasta lagi ári eftir að verkefni lýkur eða í allra síðasta lagi ári eftir að verkefni á að vera lokið.

Heimilt er að krefjast endurgreiðslu styrkja hafi styrkverkefni úr safnasjóði:

ekki verið unnið í samræmi við umsókn og þau gögn sem styrkveiting var byggð á,
ekki verið unnið samkvæmt skilmálum sjóðsins, eða
ekki skilað lokaskýrslu innan árs frá áætluðum lokum styrkverkefnis. Hægt er að sækja sérstaklega um frestun vegna styrkverkefnisins og skal umsókn um frest vera skrifleg og rökstudd og skilað í gegnum umsóknavef safnaráðs áður en upphaflegur frestur rennur út, svo hún komi til greina.

Þá er safnaráði heimilt að hafna umsóknum viðkomandi safns um nýja styrki þar til safnaráð telur að úrbætur hafi verið gerðar.

Styrkir til eins árs, undir 1.500.000 kr.

Lokaskýrsla: Að verkefni loknu skilar styrkþegi innan árs lokaskýrslu til safnaráðs um árangur og niðurstöður. Gildir þetta bæði um styrki úr aðalúthlutun og aukaúthlutun.

Styrkir til eins árs, 1.500.000 kr. eða hærri

Áfangaskýrsla: Styrkþegar verkefnastyrkja skila áfangaskýrslu til safnaráðs vegna þeirra styrkja sem eru hærri en 1.500.000 kr. Þeirri skýrslu skal skila í byrjun næsta árs á eftir styrkárinu. Ef verkefni er lokið við skilafrest áfangaskýrslu, dugar að skila eingöngu lokaskýrslu.