Spurt og svarað varðandi viðurkenningu

• Staðfesting frá eiganda og/eða stjórn safns um að óskað er eftir viðurkenningu.
• Afrit af ársreikningi síðasta rekstrarárs.
• Afrit af gildandi stefnumörkun.
• Afrit af söfnunarstefnu.
• Afrit af neyðaráætlunum.
• Afrit af síðustu úttekt eldvarnareftirlits.
• Afrit af starfsleyfi frá heilbrigðiseftirliti.
• Afrit af síðustu úttekt á öryggiskerfum.
• Afrit af staðfestingu um trygg fjárframlög næstu fimm ára sem tryggja grunnrekstur safnsins.
• Afrit af rekstraráætlun næstu fimm ára.
• Yfirlitsskýrsla umsækjanda um viðurkenningu, fyllt út á umsóknavef safnaráðs.

Safn skal hafa öryggiskerfi í lagi þ.e. viðvörunarkerfi vegna bruna, innbrota og raka (vatnstjóns). Staðfestingu á virkni öryggiskerfa skal skilað til safnaráðs sé þess óskað.

Safnaráð fer fram á að söfn hafi slík viðvörunarkerfi í húsakynnum sínum. Staðfesting á virkni þessara kerfa er t.d. síðasta úttekt þjónustuaðila. Við skilmála safnaráðs er sá fyrirvari að safnaráð mun í mati sínu á umsóknum um viðurkenningar taka tillit til sérstakra aðstæðna sem kunna að vera til staðar séu þær rökstuddar með fullnægjandi hætti og/eða áætlun um úrbætur sett fram.

Safn skal hafa eftirlit með ljósmagni, hitastigi og rakastigi í húsakynnum sínum, og mælingar skulu skráðar reglulega og upplýsingum skilað um þær til safnaráðs sé þess óskað.

Safnaráð fer fram á að söfn fylgist með aðstæðum í húsakynnum sínum, að ljósmagn, hitastig og rakastig sé mælt reglulega, þær mælingar skráðar og ráðstafanir gerðar ef gildi stangast á við viðmiðunarmörk fyrir þá gripi sem varðveittir eru á staðnum. Safnaráð bendir á að til eru slíkir færanlegir mælar og gætu söfn á sama landsvæði sameinast um mæla séu þeir ekki til nú þegar. Sjá t.d. http://www.samey.is og http://www.rj.is/

Reikningar safns skulu vera áritaðir af löggiltum endurskoðanda. Það skal árlega senda skýrslu um starfsemi sína og fjárhagslegt uppgjör til safnaráðs.

Í greinargerð um frumvarpið sem varð að safnalögum segir um þetta atriði:
„Í 2. tölul. kemur fram að safn skuli hafa sjálfstæðan fjárhag sem er aðskilinn frá öðrum rekstri eiganda. Þetta ákvæði gildir einnig um söfn í eigu sveitarfélaga, en borið hefur á því að reikningshald safna hafi ekki verið aðgreint sérstaklega í reikningshaldi þeirra … Þá skulu reikningar safns áritaðir af löggiltum endurskoðanda til að tryggja að fjárhagslegt uppgjör sé með réttum hætti.“

Þrátt fyrir að reikningshald safna sé ekki aðgreint frá öðrum rekstri í sameiginlegum bókhaldskerfum sveitarfélaga var það álit allra sem að málinu komu að sveitarfélög ættu ekki að eiga í erfiðleikum með að draga viðkomandi upplýsingar út úr sínum bókhaldskerfum (á grundvelli bókhaldslykla, stofnananúmera o.s.frv.) og ganga frá og árita árlega reikninga fyrir söfn á sínum vegum með ásættanlegum hætti.

Ekki verður talið að í þessu ákvæði safnalaga felist krafa um að ársreikningar safna þurfi að vera settir fram í fullu samræmi við lög um ársreikninga nr. 3/2006.

Neyðaráætlun er áætlun sem stofnun vinnur ýmist sjálf eða með aðstoð utanaðkomandi fagaðila um viðbrögð við aðsteðjandi vá.

Upplýsingar má fá í Handbók um varðveislu safnkosts  og á heimasíðu Almannavarna og Vinnueftirlitsins. Slíkar áætlanir fara mjög eftir stærð og umfangi stofnunar og er það matsatriði hversu nákvæm slík áætlun þarf að vera.

Hér er að finna leiðbeiningar um gerð neyðaráætlana menningarstofnana sem unnar voru af Ljósmyndasafni Reykjavíkur fyrir rúmum áratug.

Mikilvægt er að áætlunin sé til, hún sé uppfærð reglulega og að æft sé samkvæmt henni eftir þörfum. Þar þurfa að  koma fram upplýsingar um alla tengiliði og þjónustuaðila vegna öryggiskerfa, lýsing á verkferlum og ábyrgð ef vá ber að höndum ásamt upplýsingum um hverjir hafa lyklavöld og þess háttar.

Gagnlegt er að kynna sér aðferðir við áhættumat á vef Vinnueftirlitsins, upplýsingar má sjá hér.

Samkvæmt lögum og reglugerð um hollustuhætti þarf starfsleyfi fyrir starfsemi samkomuhúsa og samkvæmt starfsleyfisskilyrðum fyrir samkomuhús eru söfn skilgreind sem slík, sótt er um starfsleyfi til viðkomandi heilbrigðisnefndar (heilbrigðiseftirlit á hverju svæði).

Nokkuð er um að söfn hafi starfsleyfi sem veitingastaðir, slík starfsleyfi verða tekin gild.

Upplýsingar um heilbrigðiseftirlitssvæði er að finna hér.

Heilbrigðisnefndir gefa út starfsleyfi skv. lögum og reglugerðum um hollustuhætti og sjá um eftirlit með að ákvæðum þeirra sé framfylgt.

Fjallað er um eldvarnareftirlit í lögum um brunavarnir 75/2000 og meðfylgjandi reglugerðum. Þar er kveðið á um ákveðið eftirlit með eldvörnum í atvinnuhúsnæði. Atvinnuhúsnæði er skilgreint með eftirfarandi hætti: Húsnæði þar sem almenningur kemur saman, dvelur, sækir þjónustu og þar sem hvers konar atvinnustarfsemi fer fram. Safnaráð fer fram á afrit af vottorði um að slíkt eftirlit fari fram skv. lögum.

Sjá: Lög um brunavarnir

Reglugerð um eldvarnir og eldvarnareftirlit

Hér má sjá leiðbeiningar frá Slökkviliði Höfuðborgarsvæðisins.

Ef safn starfar á fleiri en einni starfsstöð er miðað við að gögnum sé skilað fyrir hverja starfsstöð sérstaklega eða rökstutt hvers vegna forstöðumaður telur að ekki þurfi að skila fyrir viðkomandi starfsstöð. Eins má skila fyrir öll hús sameiginlega ef það á við að mati forstöðumanns og það er rökstutt með fullnægjandi hætti.

Athugið að ef tekið er á móti almenningi á fleiri en einni starfsstöð þarf að kanna hvort allar starfsstöðvar þurfi sérstakt starfsleyfi. Það gildir þó ekki ef um er að ræða mörg hús á sama svæði.