Stofnskrá safns (í sumum tilfellum kallað reglur eða samþykktir) er opinber yfirlýsing eigenda viðkomandi safns um starfsemi þess og hlutverk. Þar koma fram ýmsar grunnupplýsingar sem varða starfsemi safnsins, svo sem um eignarhald safnsins, hlutverk þess, starfssvæði, starfssvið og lagagrundvöll. Í samræmi við 10. gr. safnalaga nr. 141/2011 er staðfesting safnaráðs á stofnskrá safns skilyrði þess að safn geti öðlast viðurkenningu samkvæmt safnalögum.
Þegar hér er talað um stofnskrá er einnig átt við reglur eða samþykktir.
Staðfesting stofnskrár
Staðfesting stofnskráa:
- Forsvarsmaður safns (safnstjóri eða formaður stjórnar) skal senda formlega beiðni til safnaráðs um staðfestingu stofnskrár. Beiðninni skulu fylgja tvö eintök af stofnskránni í frumriti, undirrituð af stjórn safnsins
- Uppfylli stofnskrá skilyrði safnaráðs er stofnskráin staðfest í tveimur samhljóða frumeintökum og skal annað varðveitt hjá safnaráði en hitt hjá safninu.
- Uppfylli stofnskrá ekki skilyrði safnaráðs mun safnið fá tilkynningu þar um og upplýsingar um hvað þarf að bæta eigi stofnskrá að hljóta staðfestingu safnaráðs.
- Verði breytingar gerðar á stofnskrá safns skal safn sækja að nýju um staðfestingu safnaráðs.
- Þegar safn hefur verið viðurkennt skal stofnskrá þess birt í B-deild Stjórnartíðinda. Safnaráð sér um framkvæmd þessa ákvæðis.
Innihald stofnskrár
Eftirfarandi atriði skulu koma fram í stofnskrá safnsins
- Lagaumhverfi sem safnið starfar í (s.s. safnalög og lög um menningarminjar).
- Skilgreining á hlutverki safnsins, markmiðum þess og rekstri almennt (í samræmi við 3., 10. og 14. gr. safnalaga).
- Skilgreining á starfssviði og starfssvæði safnsins.
- Upplýsingar um eigendur safnsins, eignarhlutföll, stofnfé og rekstrarform (opinber stofnun eða sjálfseignarstofnun (ses)).
- Hvernig fjárhagslegur rekstur safnsins verði tryggður.
- Safnið skal ekki rekið í hagnaðarskyni og skilyrt er að arður af starfsemi safnsins skal ganga til safnsins sjálfs.
- Safnstjóri: Ráðning safnstjóra, hlutverk hans, ábyrgð hans, skyldur og umboð. (Sjá hér fyrir neðan).
- Stjórn: Hlutverk stjórnar safnsins, samsetning og kosning stjórnar – hverjir sitja í stjórn safnsins og fulltrúar hverra þeir eru. (Sjá hér fyrir neðan).
- Ákvæði um niðurlögn safnsins skal vera í samræmi við 12. gr. safnalaga. Hafi viðurkennt safn notið opinberra styrkja skv. 11. eða 22. gr. skal safnkosti þess ráðstafað í samræmi við fyrirmæli stofnskrár eða samþykkta og í samráði við viðkomandi höfuðsafn. Öðrum eigum skal ráðstafað að höfðu samráði við ráðuneyti.
Hlutverk stjórnar safns er að
- Tryggja safninu viðunandi starfsumhverfi og starfsmönnum viðunandi starfsaðstöðu.
- Tryggja að safnið starfi að lögum.
- Tryggja fjármögnun.
- Tryggja stefnumótun.
- Tryggja sjálfstæði safnsins.
- Tryggja að safnstjóri sé faglega hæfur, uppfylli skyldur sínar og standi undir ábyrgð.
- Stjórn safns fylgir siðareglum ICOM.
- Semja og staðfesta stofnskrá
Hlutverk safnstjóra
- Safnstjóri starfar í umboði stjórnar.
- Safnstjóri hefur sjálfstæði til þess að taka ákvarðanir fyrir safnið innan samþykkts fjárhagsramma, varðandi starfsmannamál, söfnun, lán á minjum og vinnur í nánum tengslum við stjórn safnsins að stefnumótun.
- Safnstjóri ber ábyrgð á rekstri safns gagnvart stjórn þess.
- Safnstjóri hefur aðgengi að eigenda/eigendum safnsins.
- Safnstjóri fylgir siðareglum ICOM.
Athugið að í tilviki sjálfseignarstofnanna er það á ábyrgð stjórnar að fá skipulagsskrá stofnunnar staðfesta af Sýslumanni Norðurlands Vestra. Stofnskrá samþykkt af safnaráði er ekki ígildi skipulagsskráar sjálfseignastofnunnar.
Þessar upplýsingar eru settar fram til leiðbeiningar og áskilur safnaráð sér rétt til að gera breytingar á þeim ef þurfa þykir.