Verklag við mat á umsóknum um styrki úr safnasjóði

Í samræmi við úthlutunarreglur safnasjóðs nr. 551/2016
Samþykkt á 164. fundi safnaráðs 5. september 2017

1.   Hlutverk safnaráðs

Samkvæmt safnalögum er það hlutverk safnaráðs að veita umsögn um styrkumsóknir í safnasjóð.

  1. Þegar umsóknarfrestur er liðinn fer framkvæmdastjóri safnaráðs yfir umsóknirnar og tekur frá þær umsóknir sem ekki uppfylla skilyrði safnaráðs. Koma einhver vafaatriði upp eru þau lögð fyrir formann.
  2. Safnaráð fær lista yfir allar umsóknir í safnasjóð og lýsa ráðsmenn yfir vanhæfi þar sem það á við.
  3. Hægt er að kalla til utanaðkomandi matsmenn ef ráðsmenn telja það nauðsynlegt.
  4. Ráðsmenn skila mati á umsóknum til safnaráðs ásamt tillögu að afgreiðslu – þar með talið upphæð verkefnastyrkja og rekstrarstyrkja.
  5. Umsóknum skal raðað upp samkvæmt mati og tillaga um afgreiðslu lögð fyrir úthlutunarfund ráðsins.
  • Ráðsmönnum og utanaðkomandi yfirlesurum er greitt sérstaklega fyrir vinnu við mat umsóknum.
  • Umsækjendur mega ekki hafa samband við ráðsmenn vegna umsókna meðan mat umsókna fer fram. Öllum fyrirspurnum og ábendingum skal beina til skrifstofu safnaráðs. Brot á þessu getur leitt til þess að umsókn verði vísað frá.
  • Stefnt skal að því að afgreiðslutími styrkumsókna frá því að umsóknarfrestur rennur út verði að hámarki 3 mánuðir.
  • Ráðsmenn og utanaðkomandi yfirlesarar fari með efni umsókna sem trúnaðarmál.
  • Safnaráð gerir tillögu til mennta- og menningarmálaráðherra um úthlutun úr safnasjóði, en ráðherra úthlutar úr sjóðnum.

2.   Úthlutun úr safnasjóði

Tekið er við umsóknum í safnasjóð rafrænt í gegnum umsóknavef safnaráðs.
Úthlutað er úr safnasjóði að jafnaði tvisvar sinnum á ári.

Aðalúthlutun ársins úr safnasjóði er á fyrsta ársfjórðungi, þá er úthlutað rekstrarstyrkjum og verkefnastyrkjum. Viðurkennd söfn geta sótt um í aðalúthlutun, einnig geta önnur söfn, safnvísar, setur og sýningar sótt um styrk úr safnasjóði til skilgreindra verkefna í samstarfi við viðurkennd söfn. Ekki er sett hámark á upphæð umsókna í aðalúthlutun.

Aukaúthlutun ársins úr safnasjóði er á síðasta ársfjórðungi, þá er úthlutað verkefnastyrkjum. Eingöngu viðurkennd söfn geta sótt um verkefnastyrki í aukaúthlutun, sem fyrst um sinn eru tileinkaðir símenntun (svokallaðir símenntunarstyrkir). Tilgangur með þessum styrkjum er að styrkja faglegt starf safnanna og efla þátt símenntunar. Önnur áhersla í úthlutun þessara styrkja er einnig heimil og yrði auglýst.

3.   Rekstrarstyrkur

Rekstrarstyrkur er styrkur sem viðurkennt safn getur sótt um til að efla starfsemi sína. Safn sem hlýtur rekstrarstyrk á fjárlögum getur ekki hlotið rekstrarstyrk úr safnasjóði sama ár. Safn í eigu ríkisins getur ekki hlotið rekstrarstyrk úr safnasjóði.

Safnasjóði er heimilt samkvæmt safnalögum nr. 141/2011 að verja allt að 40% af ráðstöfunarfé sínu í styrki til að efla rekstur viðurkenndra safna, en hefur heimild til að verja lægra hlutfalli af ráðstöfunarfé sínu til slíkra styrkja.

Samkvæmt úthlutunarreglum safnasjóðs getur safn sótt um rekstrarstyrk til að:

  1. Efla faglega starfsemi safns og treysta rekstur þess,
  2. styrkja nýsköpun í rekstri og starfsemi safnsins,
  3. styrkja rekstur safns sem sameinast hefur öðrum menningarstofnunum,
  4. treysta samstarf safns við félagasamtök, stofnanir og aðra aðila í gegnum samninga um varðveislu og miðlun menningararfs.

Umsækjendur um rekstrarstyrki í safnasjóð sækja um einn af þeim fjórum þáttum sem eru tilteknar í úthlutunarreglum safnasjóðs.

3.1    Upplýsingar í rekstrarstyrksumsókn

  • Upplýsingar um umsækjanda
  • Greining á þeim rekstrarþáttum sem nýta á styrkinn í
  • Markmið
  • Lýsing
  • Afrakstur og ávinningur fyrir safnið
  • Kostnaðaráætlun
  • Athugið – Ekki er tekið við öðrum fylgiskjölum en þeim sem beðið er um á umsóknareyðublaði

Umsókninni skulu fylgja afrit af:

  • fjárhagsáætlun þess árs sem sótt er um styrk fyrir
  • ársreikningi síðasta rekstrarárs

Athugið að upplýsingar um rekstur safnsins úr Árlegri skýrslu viðurkenndra safna eru einnig notaðar við mat á rekstrarstyrkjum. Þurfa safnstjórar að samþykkja að upplýsingar úr árlegri skýrslu megi nota til grundvallar á mati á rekstrarstyrksumsókn.

3.2    Mat á umsókn um rekstrarstyrk

Rekstarstyrkur úr safnasjóði er viðbót við rekstrarfé viðurkenndra safna, fé sem er ætlað að efla starfsemi þeirra, en er ekki hluti af nauðsynlegum rekstrargrunni þeirra. Eigandi safns skal tryggja safninu fjárhagsgrundvöll fyrir eðlilega starfsemi þess, sbr. ákvæði 1. töluliðar 1. mgr. 10. gr. safnalaga nr. 141/2011, og er rekstrarstyrk úr safnasjóði ekki ætlað að leysa eiganda undan þeirri skyldu.

Rekstrarstyrk er almennt úthlutað til eins árs; heimilt er að gera samninga til lengri tíma um rekstrarstyrki til viðurkenndra safna, með fyrirvara um fjármögnun safnasjóðs.

  • Ekki verður sjálfkrafa gerð tillaga um rekstrarstyrk til allra umsækjenda sem uppfylla skilyrði laga um viðurkennd söfn heldur munu upphæðir og fjöldi styrkja ráðast af ráðstöfunarfé sjóðsins og fjölda og gæðum umsókna.
  • Umsókn um rekstrarstyrk skal fylgja fjárhagsáætlun þess árs sem sótt er um styrk fyrir og ársreikningur síðasta rekstrarárs.

Upphæð rekstrarstyrkja

  • Safnaráð setur hvorki lágmark né hámark á tillögur um upphæð rekstrarstyrkja.

Fjöldi rekstrarstyrkja á safn

  • Hvert viðurkennt safn getur einungis sent eina umsókn um rekstrarstyrk.

4.   Verkefnastyrkur – aðalúthlutun

Öll viðurkennd söfn geta sótt um styrki til skilgreindra verkefna. Önnur söfn, safnvísar, setur og sýningar geta notið styrks úr safnasjóði til skilgreindra verkefna í samstarfi við viðurkennd söfn. Skal hið viðurkennda safn vera aðalumsækjandi og ábyrgðaraðili verkefnisins. Höfuðsöfn og önnur söfn sem eru rekin af ríkinu geta átt aðild að slíkum verkefnum. Sjóðnum er heimilt að styrkja aðra starfsemi til að efla faglegt safnastarf, m.a. rannsóknir á starfssviði sjóðsins og miðlun upplýsinga um þær.

4.1    Upplýsingar í verkefnastyrksumsókn

  • Upplýsingar um umsækjanda
  • Lýsandi heiti verkefnis
  • Skilgreindur tilgangur og markmið verkefnis
  • Fjárhagsáætlun
  • Markhópur verkefnis, afrakstur og ávinningur af því fyrir samfélagið, safnasviðið og/eða vísindasamfélagið
  • Verk- og tímaáætlun og möguleg áfangaskipting, ef við á
  • Tegund verkefnis
  • Samstarfsaðilar ef við á
  • Athugið – Ekki er tekið við öðrum fylgiskjölum en þeim sem beðið er um á umsóknareyðublaði

4.2    Mat á umsóknum um verkefnastyrki.

Verkefnastyrkjum er almennt úthlutað til eins árs í senn.

Áherslur við mat á umsóknum um verkefnastyrki:

Í úthlutunarreglum sjóðsins er eftirfarandi ákvæði: „Safnaráð getur ákveðið hvort sjóðurinn leggi áherslu á ákveðna þætti safnastarfs í úthlutun ársins og er það kynnt með auglýsingu í dagblöðum eða með öðrum sannanlegum hætti.“

  • Með því að setja slíkt ákvæði í úthlutunarreglur getur safnaráð fylgt eftir áherslum í stefnu sinni með fjármagni.
  • Áherslurnar geta til dæmis verið tengdar meginhlutverkum safnastarfs, s.s. söfnun, skráningu, varðveislu, rannsóknum eða miðlun.
  • Safnaráði ber að kynna áherslur sínar hverju sinni með góðum fyrirvara.

Upphæð verkefnastyrkja.

  • Safnaráð setur hvorki lágmark né hámark á tillögur um upphæð verkefnastyrkja.
  • Safnasjóður mun veita verkefnastyrki til samstarfs safna og annarra við þróun stærri verkefna, en slíkar umsóknir verða þó metnar á sama hátt og aðrar umsóknir um verkefnastyrki.

Fjármögnun verkefna.

  • Safnaráð gerir ekki kröfu um að fleiri aðilar fjármagni verkefni, en óskar eftir upplýsingum um eigin framlög umsækjenda til verkefna.
  • Upplýsingar um fjárhagsáætlun og samstarfsaðila er meðal þess sem skoðað er við mat á umsóknum.

Fjöldi verkefnastyrkja á safn.

  • Hvert safn getur sent inn fleiri en eina umsókn um verkefnastyrk.
  • Hver umsókn um verkefnastyrk verður metin sjálfstætt.

5.   Verkefnastyrkur – aukaúthlutun (símenntunarstyrkur)

Í aukaúthlutun safnasjóðs á síðasta ársfjórðungi geta eingöngu viðurkennd söfn sótt um verkefnastyrki til símenntunar (símenntunarstyrki). Tilgangur með þessum styrkjum er að styrkja faglegt starf safnanna og efla þátt símenntunar.

5.1    Upplýsingar í símenntunarstyrksumsókn

  • Upplýsingar um umsækjanda
  • Tegund styrkjar
  • Lýsandi heiti verkefnis
  • Skilgreindur tilgangur og markmið símenntunar
  • Fjárhagsáætlun
  • Afrakstur og ávinningur af verkefni fyrir safnið, safnasviðið eða samfélagið
  • Verk- og tímaáætlun og möguleg áfangaskipting, ef við á
  • Þátttakendalisti ef hægt er og samstarfsaðilar

5.2    Mat á umsóknum um símenntunarstyrki

Tegundir símenntunarstyrkja, fjöldi og upphæð

Hvert safn getur sótt um EINN styrk af tegundinni Símenntun fyrir starfsmenn safns og EINN styrk af tegundinni Námskeið/fyrirlesarar

Símenntun fyrir starfsmenn safns

  • Viðurkennd söfn geta í hvert sinn sótt um einn verkefnastyrk af tegundinni Símenntun fyrir starfsmenn safns.
  • Símenntunarstyrk fyrir starfsmenn safns má nota til að sækja formlega menntun (til dæmis með skipulögðum námskeiðum) eða til óformlegri námsferða, svo sem heimsókn á söfn hérlendis sem erlendis, eða sem ferða- og uppihaldsstyrk til starfsmannaskipta safna.
  • Hver styrkur er að hámarki 300.000 krónur (getur tekið breytingum).

Námskeið/fyrirlesarar

  • Viðurkennd söfn geta í hvert sinn sótt um einn verkefnastyrk af tegundinni Námskeið/fyrirlesarar.
  • Þessi tegund styrks er hugsuð sem styrkveiting til námskeiðshalds eða fyrirlestra innanlands sem gæti nýst stærri hóp safnamanna
  • Hver styrkur er að hámarki 300.000 krónur (getur tekið breytingum).

Annað um símenntunarstyrki

  • Nýta má styrki innanlands jafnt sem erlendis.
  • Önnur nýting styrkja er einnig möguleg.
  • Vísað er til verklags við mat á verkefnastyrkjum.

6.   Verklag við mat á umsóknum

Almennt:

Umsóknir verða metnar út frá neðantöldum matsþáttum og einkunn á skalanum 1-5 gefin fyrir hvern þátt. Til að umsókn um verkefnastyrk eða rekstrarstyrk teljist styrkhæf, þarf umsókn að fá minnst þrjú stig í hverjum lið matsins og samanlagt ekki minna en 10 stig. Eftirfarandi eru viðmið vegna stiga.

Matsmenn eru hvattir til að nýta allan einkunnaskalann við mat á styrksumsóknum.

Einkunnaskali:

Einkunnin 0/1 er lægst og 5 hæst.

0:  Umsóknin fellur utan starfssviðs sjóðsins eða í henni er að finna alvarlega formgalla.
1:   Umsóknin er ófullnægjandi og í verkefnislýsingu er að finna alvarlega formgalla.
2:  Sæmileg umsókn, uppfyllir að mestu leyti lágmarksskilyrði en í henni er að finna verulega veikleika.
3:  Góð umsókn sem uppfyllir ágætlega skilyrði sjóðsins en í henni er að finna verulega veikleika.
4:  Mjög góð umsókn. Umsóknin er mjög góð en í henni er að finna nokkra veikleika.
5:  Afburða góð umsókn. Umsóknin stenst allar kröfur safnaráðs og veikleikar hennar eru smávægilegir.

Matsþættir vegna verkefnastyrksumsókna

  1. Tilgangur verkefnis. Menningarleg, vísindaleg, listræn og/eða tæknileg markmið og nýnæmi verkefnis.
  2. Verkefnisstjórnun, þátttakendur (samstarfsaðilar), aðstaða, rannsóknaraðferðir, kostnaðaráætlun, verk- og tímaáætlun, framlag umsækjanda.
  3. Markhópur verkefnis, afrakstur og ávinningur af því fyrir samfélagið, safnasviðið og/eða vísindasamfélagið.

Matsþættir vegna rekstrarstyrksumsókna

  1. Markmið rekstrarumsóknar .
  2. Kostnaðaráætlun, verk- og tímaáætlun og framlag umsækjanda.
  3. Afrakstur og ávinningur fyrir safnið og faglega starfsemi þess

7.    Eftirfylgni og eftirlit

Verkefnastyrkir:

Að verkefni loknu kynnir styrkþegi árangur og niðurstöður fyrir safnaráði með skriflegri skýrslu um nýtingu styrks innan árs frá lokum verkefnis. Gildir þetta bæði um verkefnastyrki úr aðalúthlutun sem og aukaúthlutun (símenntunarstyrkir).

Rekstrarstyrkur:

Safn sem hlýtur rekstrarstyrk úr safnasjóði skal skila sérstakri skýrslu til safnaráðs áður en greiðsla styrks næsta árs getur farið fram.

Almennt:

Heimilt er að krefjast endurgreiðslu styrkja hafi verkefnastyrkur sem hlotið hefur styrk

  • ekki verið unnið í samræmi við umsókn og þau gögn sem styrkveiting var byggð á,
  • hafi verkefnið ekki verið unnið samkvæmt skilmálum sjóðsins,
  • hafi lokaskýrslu ekki verið skilað innan árs frá áætluðum lokum verkefnis nema sérstaklega sé sótt um frestun vegna verkefnisins eða rekstrarverkefnis. Umsókn um frest skal vera skrifleg og rökstudd.

Safnaráði er heimilt að hafna umsóknum viðkomandi safns um nýja styrki þar til úrbætur hafa verið gerðar að mati safnaráðs.

8.    Stofnstyrkir

Safnasjóður veitir ekki styrki í verkefni sem falla undir stofnstyrki, þar með talið styrki til öflunar húsnæðis eða breytinga eða endurbóta á húsnæði.

– Slíka styrki ber að sækja um beint til mennta- og menningarmálaráðuneytis í samræmi við ákvæði 11 gr. safnalaga nr. 141/2011.

Samþykkt á 164. fundi safnaráðs 5. september 2017

___________________________________

F.h. safnaráðs,
Ólafur Kvaran, formaður

Einnig er hægt að hlaða niður verklagsreglunum hér.